Por que tarifação de cópias é importante?

No atual mercado, onde cada centavo faz diferença, é essencial implementar práticas eficientes para gerenciar custos. Uma área muitas vezes negligenciada, mas com grande potencial para economia, é a tarifação de cópias.

Através da implementação de um sistema de tarifação de cópias, as organizações podem garantir diversos benefícios e funcionalidades. Curioso para saber quais são esses benefícios e funcionalidades? Então continue lendo este artigo!

• O que é tarifação de cópias?
• Gerenciamento de custos
• Melhora da eficiência operacional
• Pegada ambiental
• Auxilio na tomada de decisão
• Segurança da informação
• Bônus!

Boa leitura!

O que é tarifação de cópias?

Antes de entender a importância da tarifação de cópias, é importante saber o que é essa prática!

A tarifação de cópias, também conhecida como cobrança por cópia ou tarifação de impressão, é uma prática que envolve a atribuição de um custo a cada cópia e ou impressão realizada em uma empresa.

Essa prática permite que as empresas acompanhem e gerenciem os gastos de impressão, promovendo o controle efetivo dos custos.

Gerenciamento de custos

Como dito anteriormente, a tarifação de cópias auxilia muito no gerenciamento de custos.

Ao atribuir um custo a cada impressão realizada, as empresas conseguem uma visão mais clara dos gastos que possuem com as impressões.

Permitindo assim, identificar usos excessivos e ou desperdício, bem como áreas onde é possível otimizar recursos.

Com base nessas informações, a empresa pode implementar medidas para reduzir os custos de cópia, como também, incentivar a utilização de cópias digitais, estabelecer limites de cópias por usuário ou departamento, ou investir em tecnologias mais eficientes.

A tarifação de cópias permite que as empresas tomem decisões a partir dessas informações e criem estratégicas para controlar e reduzir os custos de cópias, resultando em economias significativas.

Melhora da eficiência

Além do gerenciamento de custos, essa prática de tarifação também auxilia na melhora da eficiência operacional!

Ao atribuir um custo às cópias, os usuários passam a ter uma percepção mais consciente do valor de cada cópia realizada.

Os usuários são incentivados a avaliar alternativas às cópias, como por exemplo, compartilhar documentos digitalmente, utilizar recursos de impressão frente e verso ou adotar práticas de arquivamento eletrônico.

Com toda essa mudança de comportamento e estimulação para a busca de soluções mais eficientes, a tarifação de cópias acaba resultando em um uso mais racional dos recursos e maior produtividade.

Pegada ambiental

Ao implementar essa prática de tarifação em sua empresa, é possível garantir a conscientização ambiental e a sustentabilidade.

Como todos sabem, o uso excessivo de cópias contribui para o desperdício de papel, consumo de energia e geração de resíduos, e tudo isso prejudica o meio ambiente.

Ao atribuir um custo às cópias, os usuários são irão começar a refletir sobre o impacto ambiental de suas ações.

E assim, os colaboradores são influenciados a realizar práticas mais sustentáveis, como a redução do uso de papel, a impressão frente e verso, a utilização de papel reciclado e a adoção de soluções digitais.

Auxilio na tomada de decisão

A tarifação de cópias fornece dados valiosos, esses dados podem ser utilizados para análise e tomadas de decisões.

Com base nas informações sobre os custos de cópias por usuário, as empresas conseguem identificar áreas onde é possível otimizar os recursos, implementar políticas mais eficientes e adotar soluções alternativas à cópia.

Segurança da informação

Ao atribuir um custo a cada cópia realizada, a tarifação cria uma trilha de auditoria e responsabilidade para as atividades de cópia.

Ao tarifar cada cópia, é possível identificar quem e qual equipamento imprimiu determinado documento.

Essa ferramenta é muito útil em ambientes onde a confidencialidade dos documentos é indispensável, como empresas ou instituições governamentais.

Em caso de vazamento de informações ou uso indevido das informações impressas, a tarifação de cópias pode ajudar a identificar o responsável por esse problema!

Que tal tarifar cópias sem precisar de um servidor de impressão?

A tarifação de cópias desempenha um papel fundamental na gestão de custos, eficiência operacional e conscientização dos recursos em uma organização.

Porém, como todos sabem, existem diversos sistemas e softwares para realizar a tarifação de cópias, e quase todos estes sistemas precisam de um servidor de impressão para funcionar.

A necessidade de um servidor de impressão dedicado pode ser um grande obstáculo, além de aumentar a complexidade da infraestrutura de TI, tal qual irá requerer recursos adicionais e precisará de constante manutenção.

Pensando nisso, iremos apresentar à você um dos melhores softwares de gerenciamento de impressão e tarifação de cópias sem precisar de um servidor!

Com o Print Monitor, além de todos os benefícios da tarifação de cópias, é garantido também redução de custos, agilidade e assertividade no controle de impressão por usuário, facilidade de instalação, ajustes automáticos, gestão integrada entre redes e muito mais! 

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Conclusão

A tarifação de cópias é uma prática indispensável para o gerenciamento de custos, melhora da eficiência operacional, pegada ambiental, auxilia nas tomadas de decisões e garante a segurança da informação.

Portanto, ao implementar um sistema de tarifação de cópias, as empresas estão tomando medidas importantes para otimizar recursos, reduzir custos e se tornarem mais sustentáveis.

E ainda recomendamos um dos melhores softwares do mercado que realiza a tarifação de cópias sem precisar de um servidor!

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