GED: como adicionar Gestão Documental no Outsourcing de Impressão!

Com o avanço da tecnologia, o outsourcing de impressão vem se preocupando muito em diversos aspectos, isso porque, a gestão documental e as rotinas de trabalho nas empresas passou a ser cada vez mais digital, reduzindo muito o uso de documentos impressos. Pensando nisso, preparamos um artigo completo de como adicionar a gestão eletrônica de documentos (GED) em seu outsourcing!

Acompanhe:

• O que é GED?
• Como funciona o GED?
• Optar pelo sistema GED significa o fim do outsourcing de impressão?
• Quais são os benefícios do GED?
• Por quais motivos devo adicionar GED em meu contrato de Outsourcing?
• Como adicionar GED em meu Outsourcing de Impressão?
• Bônus!

Boa leitura!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Primeiramente, é importante entender o que é GED!

A Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED, nada mais é que práticas que auxiliam uma empresa a organizar, capturar, armazenar e gerenciar seus documentos de maneira eletrônica e mais eficiente.

No geral, a gestão eletrônica de documentos é  um grande recurso de acesso, não apenas para eliminar documentos mas para também facilitar na hora do acesso aos mesmos.

Essas práticas são realizadas através de softwares e sistemas de gestão de documentos.

Como funciona o GED?

O processo gestão eletrônica de documentos é separado por fases, sendo elas:

Fase 1 – Produção

Esta fase é onde é otimizada a criação de documentos, sendo evitado a produção dos documentos não essenciais, e assim, diminuindo o volume de papéis que serão manuseados, controlados, armazenados e eliminados.

Essa fase é como se fosse o coração da gestão eletrônica de documentos, é onde se encontram as empresas de outsourcing de impressão, por exemplo.

Fase 2 – Utilização

Essa fase envolve métodos de controle, tais quais são relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificar, organizar e elaborar instrumentos de recuperação de informação.

Fase 3 – Destinação

A etapa de destinação é onde se estabelece o destino final do documentos, tudo por meio da análise, seleção e fixação do prazo de guarda.

Para todo documento, há duas opções para sua destinação, ou o mesmo é eliminado, ou mantido guardado.

Optar pelo sistema GED significa o fim do Outsourcing de Impressão?

Mesmo que o papel tenha deixado de ser o principal suporte de registro da informação, não se desespere!

Documentos impressos, mesmo com GED, são extremamente importantes. Documentos como direitos trabalhistas, por exemplo, precisam ser mantidos impressos.

Mas é importante lembrar que não se pode deixar de lado a digitalização de documentos. Quem enxerga a digitalização como ameaça, acaba parado no tempo! 

É extremamente importante se manter sempre atualizado e se adaptar às novas tendências do mercado.

É preciso entender que o mercado muda! Deve- se pensar mais na informação e não no suporte, que é o papel.

O suporte da informação vai mudando conforme o tempo. 

Pense da seguinte forma: séculos atrás, os registros de informações eram realizados em paredes e pedras, como as pinturas rupestres. Logo depois, as informações passaram a ser registradas em pedras, como a placa de Moisés, algo muito pesado e difícil de carregar.

Depois as informações passaram a ser registradas em papiro, pergaminhos e papel.

Também é importante que após o papel, veio a era do audiovisual, onde as informações também eram registradas em fitas cassetes, VHS, CDs, DVDs e pendrives.

Tudo isso é suporte de registro de informações, mas o que não muda é a necessidade das informações. Por conta deste motivo é importante se adaptar ao GED.

Quais os benefícios de possuir GED em minha empresa?

Como você já deve imaginar, a gestão eletrônica de documentos possui diversos benefícios. Conheça os principais ao decorrer deste tópico!

Com GED é possível otimizar a produtividade e processos de trabalho, pois com esse sistema, é possível, não só gerenciar documentos, como também gerenciar operações que ocorrem nas empresas

Optando pelo GED, também é notável o fácil e eficaz acesso às informações. Além de que é possível localizar documentos, tais, já digitalizados, instantaneamente, fazendo com que a ação das equipes sejam mais eficientes e tomem decisões de maneira mais ágil.

Também reduz custos, potencializa a segurança dos documentos e ainda ajuda o meio ambiente.

Com GED, é possível ter controle de quem acessa as informações dos documentos, coisa que com documentos impressos é muito difícil de se conseguir.

Por quais motivos devo adicionar GED no Outsourcing de Impressão?

Poucas empresas do mundo inteiro possuem esse diferencial, mais de 60% das empresas ainda não implementaram essa solução.

Para você ter noção, Tatiana Cabral e Pablo Soledade realizaram uma pesquisa em abril de 2023.

Nessa pesquisa foram realizadas diversas perguntas para 70 órgãos públicos. Algumas dessas perguntas foram:

A instituição possui acervos físicos?

A resposta foi que 72% das instituições possuem até 10.000 caixas com documentos impressos em seus acervos.

A instituição adotou GED?

Surpreendentemente, 80% das instituições abordadas ainda não adotaram o gerenciamento eletrônico de documentos!

E menos de 10% das empresas optaram por converter os documentos físicos para formato o digital.

Como adicionar GED no Outsourcing de Impressão?

Para adicionar o GED em seu outsourcing de impressão é preciso realizar uma devida capacitação e com o devido suporte, para assim, conseguir realizar projetos de qualidade.

Quando se faz um processo com qualidade, experiências práticas e técnicas, com conhecimento às normativas, sem sombra de dúvidas, a empresa irá se diferenciar e se destacar das demais presentes no mercado.

É preciso aumentar o nível de consciência das pessoas sobre GED e oferecer a solução.

Tenha certeza que se sua empresa não oferecer, terá outra empresa que irá fazer isso em seu lugar!

OBSERVAÇÃO

É importante entender que a digitalização é fundamental para o GED, podendo ser oferecida pela sua empresa também!

Por conta disso, separamos as 2 principais dúvidas sobre a digitalização!

Como precificar a digitalização?

O valor não é unitário! Ele é realizado em base a composição de valores que precisam estar adequados.

Essa composição deve estar adequada aos profissionais, equipamentos, processos, materiais e ao tempo que deve ser realizado o projeto.

Quanto tempo leva uma digitalização?

Assim como o valor, o tempo irá variar de acordo com a volumetria, estado de conservação do acervo, de um bom diagnóstico, número pessoas que são necessárias para realizar determinada digitalização e qual o tipo de scanner que será utilizado.

É importante lembrar que o computador conectado ao scanner consiga suportar o mesmo!

Bônus

Pensando em facilitar e apresentar mais dicas e cases à você, preparamos um vídeo completo sobre como adicionar GED em seu Outsourcing de Impressão. Veja!!

Conclusão

Sem sombra de dúvidas, com o avanço da tecnologia e com tantas empresas deixando as impressões de lado e optando por ferramentas digitais, o primeiro pensamento de toda outsourcing de impressão foi que seria seu fim.

Mas, como visto ao longo deste artigo, não é bem assim!

É preciso sempre inovar e se adaptar ao atual mercado. Com as dicas de como adicionar a gestão eletrônica de documento em seus contratos, esse medo todo da modernização acabou desaparecendo, certo?

Ficou bem mais tranquilo de entender a digitalização e GED?! Quer conhecer outras novas tendências para seu outsourcing de impressão? Então acesse nosso blog e fique por dentro de tudo!

Lembre-se sempre que: Inovar e planejar te deixa à frente dos demais!