Software GED: saiba como escolher o melhor para a sua empresa!

No atual mundo empresarial moderno, a tecnologia e o processo de digitalização está cada vez mais presente na vida das pessoas. E com a gestão documental não é diferente.
Com o volume informações e documentos crescendo cada vez mais, a escolha por um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ideal desempenha um papel fundamental na otimização dos processos e na organização de dados.

Mas, por que utilizar um software GED em sua empresa? E como escolher o melhor software GED para sua empresa?
Pensando nessas dúvidas comuns quando falamos em GED, decidimos montar um artigo completo apresentando tudo sobre software GED!

Acompanhe!

• O que é GED?
• Por que investir em um software GED?
• Como investir em um software GED?
• Bônus!

Boa leitura!

O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?

GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um sistema que permite que empresas organizem, armazenem e gerenciem documentos e informações em formato digital.
A GED vai desde a digitalização de documentos físicos até a criação e gerenciamento de documentos eletrônicos. Assim, elimina a necessidade de pilhas de papel e arquivos físicos, tornando os documentos facilmente acessíveis e pesquisáveis.

Por que sua empresa precisa de um software GED?

Essa é uma dúvida frequente para todos que escutam GED pela primeira vez, e por este motivo, neste tópico, discutiremos os motivos pelos quais sua empresa deve adotar um software GED!

Eficiência Operacional:

A GED simplifica a forma de como sua empresa lida com documentos, tornando o processo de armazenamento, recuperação e compartilhamento de informações muito mais eficiente.
Assim, economizará tempo, pois não irá precisar mais procurar documentos em arquivos físicos desorganizados. Além disso, as tarefas administrativas associadas a documentos, como preenchimento manual, podem ser automatizadas, tornando os fluxos de trabalho mais ágeis.

Economia de espaço

Como você já deve imaginar, a eliminação de arquivos físicos libera espaço valioso no seu escritório. Isso não apenas economiza dinheiro em aluguel de espaço físico, mas também pode melhorar o ambiente de trabalho, tornando-o mais organizado e agradável.

Segurança e conformidade

A GED também oferece recursos avançados de segurança. Podendo definir permissões de acesso para documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar informações confidenciais.
Além disso, a capacidade de rastrear alterações e acessos aos documentos é uma ferramenta valiosa para fins de auditoria e conformidade com regulamentações de privacidade e segurança de dados.

Acesso remoto

Em um mundo em que a mobilidade é essencial, a GED permite que você acesse seus documentos a qualquer hora, de qualquer lugar, desde que tenha uma conexão à internet.
Isso é particularmente valioso para empresas com equipes distribuídas, permitindo que os colaboradores acessem documentos em trânsito ou em casa, o que, consequentemente, aumenta a produtividade e a flexibilidade.

Ambiente sustentável

A digitalização de documentos ajuda a reduzir o uso de papel, o que, por sua vez, tem um impacto positivo no meio ambiente.
Sua empresa poderá se orgulhar pois irá adotar práticas mais sustentáveis, contribuindo para a redução do desperdício de papel e o consumo de recursos naturais.

Facilidade de colaboração

A GED facilita a colaboração entre equipes e departamentos. Vários colaboradores podem acessar e trabalhar em um documento simultaneamente, independentemente de sua localização geográfica.
Isso melhora a comunicação e a eficiência da equipe.

Melhoria na recuperação de informações

Com a GED disponibilizando facilidade em acesso à documentos, seus colaboradores podem encontrar rapidamente os documentos de que precisa.
Isso é extremamente valioso em ambientes de alta demanda, nos quais a rapidez na recuperação de informações é essencial.

Redução de riscos

A digitalização e o armazenamento seguro de documentos ajudam a reduzir o risco de perda ou dano a informações críticas. Além disso, a capacidade de fazer backup de documentos garante que você esteja preparado para lidar com desastres, como incêndios ou inundações.

Como escolher o melhor Software GED?

Agora que você já sabe os motivos de implantar um software GED em sua empresa, é importante saber como escolher o software GED ideal!
Continue a leitura e saiba como!

Analise as necessidades específicas da sua empresa

Ao escolher um software GED, é fundamental avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Considere o volume de documentos que precisa gerenciar, o tipo de documentos (como contratos, faturas, registros de funcionários) e os requisitos exclusivos do seu setor. Isso ajudará a determinar quais recursos são essenciais para a sua empresa.

Facilidade de uso e treinamento

Um software GED deve ser intuitivo, de fácil aprendizado e utilização para toda a equipe.
Então, se certifique de que o software escolhido não exija treinamento extensivo. Além disso, verifique também se o fornecedor do software oferece suporte ou materiais de treinamento para garantir que sua equipe possa usar o software de maneira eficaz.

Segurança e conformidade

A segurança é uma prioridade, especialmente quando se trata de documentos confidenciais.
Certifique-se sempre de que o software oferece recursos de segurança avançados, como criptografia de dados, autenticação de dois fatores e controle de acesso.
Além disso, verifique se o software está em conformidade com regulamentações relevantes, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) ou padrões de segurança do setor.

Integração com sistemas existentes

O software GED deve se integrar perfeitamente aos sistemas e aplicativos que sua empresa já utiliza.
A capacidade de sincronizar documentos com ferramentas de produtividade pode aumentar a eficiência da colaboração.

Suporte técnico e manutenção

A disponibilidade de suporte técnico confiável é fundamental.
Verifique em quais meios o fornecedor oferece suporte, se é via telefone, chat ou e-mail.
Além disso, considere o plano de manutenção do software, que inclui atualizações regulares e correções de segurança.

Escalabilidade

Se sua empresa está em crescimento, certifique-se de que o software GED escolhido seja escalável e possa acompanhar o crescimento do seu negócio. Isso é essencial para evitar futuras migrações de sistemas e interrupções.

Teste e avaliação

Antes de tomar uma decisão final, teste o software GED. A maioria dos fornecedores oferece versões de avaliação ou demonstrações. Isso permite que você avalie como o software se adapta às necessidades da sua empresa e como sua equipe se adapta à interface.

Investindo no futuro dos seus documentos!

No mundo em constante evolução dos negócios e da tecnologia, escolher o melhor software GED é fundamental para impulsionar a eficiência e o sucesso da sua empresa. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se tornou uma necessidade e não um luxo.
Simplifica a organização, recuperação e colaboração de documentos, economizando tempo, recursos e espaço.

Neste cenário, você pode conversar com nossos especialistas e saber em qual software investir!
Com experiência e compromisso com a inovação, o software de GED pode ajudar a sua empresa a enfrentar os desafios da gestão de documentos de forma eficiente e segura.

Se você está pronto para aprimorar sua estratégia de GED, clique no botão abaixo e obtenha mais informações.

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Conclusão

A escolha do software GED ideal é um passo estratégico para melhorar a eficiência e a organização na sua empresa.
Ao entender os motivos de se adotar uma solução GED, como escolher a solução perfeita para o seu negócio e ainda sair com uma ótima indicação, ficou super fácil de adotar um software GED!
Sempre lembre de que o software GED não é apenas uma ferramenta, mas um investimento essencial no sucesso futuro da sua empresa.

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