ERP: como ele ajuda a sua empresa a crescer?

Você acredita que um sistema de gestão pode acelerar o crescimento da sua empresa? Pois saiba que pode e um desses sistemas é o ERP.

Todos sabemos que a ambição de toda empresa é crescer. Mas, muitos não sabem como fazer isso e nem que ferramenta podem utilizar.

Pensando nisso, vamos apresentar os seguintes tópicos:

• O primeiro passo: Planejamento
• O que é ERP?
• Como funciona a gestão sem o ERP?
• Como funciona a gestão com o ERP?
• Quais são as principais características do ERP?
• Como surgiu o ERP?
• Quais são os benefícios do ERP?
• Como um sistema integrado auxilia sua empresa?
• Sistema completo com API de fácil integração com ERP

Boa leitura!

O primeiro passo: planejamento

Assim como a nossa vida social, todas as decisões tomada terão uma consequência no crescimento empresarial. Se essas ações forem estudadas e planejadas, as consequências podem ser previstas. E é assim que surgem estratégias.

Portanto, para o crescimento empresarial, o planejamento estratégico é essencial, pois ele é responsável por diagnosticar a empresa, proporcionando o entendimento de suas principais fraquezas e ameaças, além de suas forças e oportunidades. 

A partir do diagnóstico e da análise bem estruturados, inicia-se a elaboração de estratégias e objetivos que sua empresa almeja alcançar, o que, efetivamente, possibilita que sua empresa cresça.

Com isso, os planos de ação e indicadores irão auxiliar no monitoramento e gerenciamento das estratégias, conferindo se a empresa realmente está indo pelo caminho certo.

Além do planejamento estratégico, é muito importante possuir um planejamento financeiro! Com ele, é possível explorar mais as vertentes administrativas financeiras, além de entender o estado atual da empresa.

Assim, é possível analisar as melhores possibilidades de investimento que agregam ao crescimento empresarial. E, por esta razão, é importante ter um estrutura financeira sólida.

O que é ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning) também é conhecido como Planejamento dos Recursos da Empresa. É um sistema de gestão que integra dados e informações em uma única plataforma.

O ERP é como um software de gestão para unificar informações e facilitar o fluxo de trabalho entre as áreas, pois considera o que cada departamento necessita de uma ferramenta para poder gerar seus relatórios e executar tarefas rotineiras, centralizando o fluxo de trabalho, alinhando a comunicação de todas as áreas e facilitando a tomada de decisão.

Dessa forma, ao invés de cada área possuir um software isolado, o ERP concentra todas as informações de maneira composta e inteligente, dando à empresa autonomia na execução de tarefas rotineiras e tornando a comunicação interligada.

Comumente ERP’s permitem a emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), controle de vendas e compras,  gestão do estoque e todo o controle financeiro, como contas a pagar e a receber em poucos cliques.

Como funciona a gestão sem ERP?

Como já imaginado, há diversos sistemas de gestão já disponíveis no mercado, porém, alguns deles ainda não adotaram um software de ERP, enfrentando o problema que citamos anteriormente, a necessidade de um software para cada departamento.

Ou seja, as pessoas responsáveis pela gestão da empresa precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para assim analisar todos os dados e tomar decisões.

Mas qual a consequência disso? Com todo este trabalho para coletar dados e analisá-los um por um, muitas vezes, algumas informações são perdidas e alguns dados copiados podem ser utilizados de maneira errada.

Em outras palavras, sem o sistema de gestão empresarial sua empresa passa uma dor de cabeça e desperdiça um bom tempo para localizar um problema que pode facilmente ser evitado.

Quais riscos minha empresa tem ao não ter um ERP?

Sua empresa sem um ERP pode sim correr riscos, os quais podem afetar desde a gestão do seu negócio até o controle do mesmo. Confira os riscos que podem surgir para a sua empresa sem ERP!

Falta de confiança nas informações

Um dos primeiros problemas enfrentados pelas empresas que não possuem ERP é a falta de confiança nas informações da empresa.

Esse problema ocorre pelo simples fato de as informações ficarem espalhadas em diversas planilhas ,e até mesmo, algumas nem são registradas. Assim, há grandes chances dos dados estarem desatualizados, possuírem erros ou serem perdidos.

E essa falta de confiança nos dados afeta na tomada de decisão da diretoria, que acaba fazendo a gestão baseada em achismo ou com dados errados.

Problemas nos processos

Sem ERP, a empresa acaba organizando processos que podem gerar retrabalhos, erros e perda de dados, isso pelo simples motivo de que planilhas e documentos impressos são ferramentas muito suscetíveis a erros.

Dificuldade em manter a empresa atualizada

Empresas que não possuem ERP sofrem muito mais do que qualquer outra quando o assunto é se adaptar a novidades, isso porque quando ocorre algumas mudanças na legislação e, também, nas exigências dos clientes a empresa acaba não sabendo como agir ou enfrentando maior dificuldade.

Não sabem agir diante a mudanças pois as mesmas precisarão ser estudadas cada documento e processo precisará ser atualizado manualmente.

Todo esse processo gera muito esforço e gasto de tempo, além de que ainda corre o risco de erros, os quais podem gerar multas e insatisfações.

Falta de indicadores de desempenho

Sem um sistema de ERP a empresa não consegue medir o desempenho da empresa como um todo, além de não conseguir medir o desempenho de seus equipamentos e funcionários.

Não poder medir o desempenhos da empresa pode gerar diversos problemas, como dificuldade em determinar prazos de entrega, planejar períodos futuros, identificar obstáculos, etc.

Perdas, desperdício e furtos

A partir do momento que o estoque não é controlado, é normal ocorrer perdas de matéria-prima, produtos semiacabados e produtos finais. Além de que pode acontecer até mesmo furtos de funcionários mal-intencionados.

Além de que, como não tem uma padronização e controle de produção, pode acontecer desperdício de suprimentos.

Baixa produtividade

Sem processos bons e eficazes, decisões sendo tomadas no achismo e sem conseguir medir o real desempenho da empresa, a produtividade acaba ficando muito abaixo do que o esperado.

Isso porque os processos, funcionários e maquinário não são usados da maneira mais eficiente e as decisões não são tomadas com uma base confiável.

Além de existir situações mais complicadas, como, por exemplo, empresas que acabam vendendo um produto com um valor muito abaixo do que investiram e acabam descobrindo um prejuízo gigantesco pois não calcularam o custo de produção da forma correta.

E se minha empresa tiver um ERP incompleta?

Atualmente existem diversos sistemas que se intitulam de ERP mas que, na verdade, não possuem as principais funcionalidades super importantes para uma empresa.

Com esses sistemas incompletos, as empresas enfrentam diversos problemas, sendo os principais:

A falta de funcionalidade acaba com o objetivo do sistema

Como esperado, a falta de funcionalidade é um dos grandes problemas do ERP incompleto.

Uma empresa precisa de uma gestão muito ampla, tendo que controlar e gerenciar todos os processos de diversas áreas e, com um sistema incompleto, fica quase impossível fazer isto.

E quando o sistema de ERP não possui o controle total das áreas da empresa, a ferramenta acaba perdendo todo o seu objetivo. Já que as informações geradas no sistema estarão incompletas e assim não são confiáveis.

Sistema desatualizado

Um problema bem comum é a desatualização! Pode parecer um simples problema, e que não irá interferir tanto assim no funcionamento de sua empresa, mas não é bem assim!

Essa situação pode gerar grandes problemas, como uma falha em atender uma nova demanda.

Dificuldade para implantação

Quando o sistema não é especializado na gestão empresarial, pode ser que os responsáveis pela implantação da ferramenta na empresa simplesmente não saibam como colocar o sistema em ação.

E com o ERP, como funciona?

Com esse sistema de gestão, a estrutura de gestão fica robusta, sendo capaz de de auxiliar todos os departamentos com finalidades e funcionalidades que auxiliam em diferentes atividades de rotinas diárias, como por exemplo:

• Controle financeiro;
• Gestão de suprimentos;
• Gestão de segurança e acesso;
• Gestão de equipamentos;
• Gestão de relacionamento com cliente;
• Gestão de colaboradores.

Por ser um sistema robusto, com o ERP é possível inserir módulos que funcionam melhor no seu dia a dia e que auxiliem na gestão do seu negócio. Com esse sistema de gestão, sua empresa vai conseguir rodar um único sistema em todos os departamentos, deixando o fluxo de de informação interno mais fácil.

Quais as principais características do ERP?

O ERP tem a integração mais rápida e fácil para todas as áreas, além de ser muito flexível e capaz de se adaptar em diferentes negócios, possui um fluxo único de informações, todos os processos são automatizados e você pode acompanhar tudo em tempo real, facilitando tomadas de decisão ágeis.

Como surgiu o ERP?

Saiba que mesmo parecendo uma tecnologia nova, os primeiros passos para realizar esse sistema aconteceram em 1950.

Nessa década, foi usado o primeiro mainstream, tal qual tinha como objetivo a automatização de controle de estoques. Com esse passo, o mecanismo foi evoluindo cada vez mais, se tornando cada vez mais rápido e acessível.

Quais os benefícios do ERP?

Ao optar em adotar um sistema de ERP, sua empresa não recebe um software genérico, pois ele precisa precisa ser adaptado às necessidades do seu negócio.

Portanto, ele é moldado para a sua empresa, garantindo tudo o que você precisa. Confira as seguintes vantagens abaixo:

• Processos são automatizados em todos os departamentos;
• Garante uma redução de até 20% de tempo investido em controle de entregas e fechamento de envios;
• A qualidade dos dados informados melhora;
• A produtividade aumenta, pois todas as informações de todos os departamentos estão centralizadas;
• Riscos e erros são drasticamente reduzidos;
• Informações atualizadas e adicionadas em instantes;
• Gera redução de custos e de tempo;
• Qualquer processo da empresa pode ser acompanhado facilmente;
• Gestão financeira integrada, inteligente e independente.

Como um sistema integrado contribui com:

O gerenciamento?

Como todas as informações passam a ser centralizadas e integradas, seus processos tendem a ser mais rápidos e eficientes.

Em poucos cliques, você pode acessar as contas que estão a pagar, por exemplo. Você não fica mais refém de planilhas e ter que bater os dados com cada boleto. E é assim que sua empresa fica mais ágil.

Além de que as chances de erro no estoque diminuem significativamente. Por exemplo: os lançamentos de compras e vendas movimentam automaticamente o financeiro e o estoque, fazendo você não correr o risco de esquecer de lançar alguma informação.

A segurança da informação?

A segurança da informação é outra das diversas vantagens do ERP. A gestão sem o ERP, sua empresa precisa utilizar vários sistemas e plataformas de gestão distintos, cada um com seu próprio acesso, e nenhum deles está conectado à nuvem, o que pode pode causar alguns riscos.

PrintScout possui API de fácil integração com ERP

Isso mesmo que você leu! Já conhece nosso sistema completo de gestão de outsourcing de impressão? O PrintScout conta com API para integrar com ERP.

Mas o que isto significa?

Isto significa que sua empresa irá ter ainda mais benefícios utilizando o PrintScout. Um simples exemplo de melhoria é que a API do PrintScout com ERP faz com que o ERP solicite os dados automaticamente para o PrintScout, que retorna com a coleta de contadores e de suprimentos sem qualquer ação sua.

Como já deve estar imaginando, você sempre terá informações atualizadas no seu ERP para toda e qualquer ação que precise realizar, desde analise de estoque para planejar reposição e compras, até o faturamento. Ganhe agilidade e assertividade!

Há, ainda, mais benefícios. Clique no botão abaixo e saiba mais sobre essa integração!

Conclusão

O ERP é uma ferramenta praticamente indispensável para o bom funcionamento e gerenciamento de uma empresa, certo?

Depois de vermos em tudo que o ERP contribui para a integração de setores e, consequentemente, para a empresa toda, você ainda possui dúvidas?

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