Ferramentas digitais irão substituir a impressão em papel?

Com o avanço da tecnologia, não é de se assustar que ferramentas digitais poderão substituir diversas ferramentas e processos. E a situação da impressão em papel não é diferente!

Mas como essas ferramentas irão substituir a impressão? Por que optar por essas ferramentas? Quais as vantagens e desvantagens? Tudo isso e muito mais você irá descobrir neste artigo! Acompanhe!

• Como e por qual motivo as empresas estão substituindo a impressão em papel por ferramentas digitais?
• O que é o paperless?
  • Além da redução de custos, qual outro motivo para optar pelo paperless?
  • Quais são as desvantagens do paperless?
  • Como aplicar a cultura do paperless na minha empresa?
• Ferramentas digitais realmente são a melhor opção?

Boa leitura!

Como e por que as empresas estão substituindo impressão em papel por ferramentas digitais?

A substituição da impressão por ferramentas digitais pode ser feita de diversas maneiras, pois existe inúmeras ferramentas para isso. Isso acontece por conta da procura da redução de custos com impressora e suprimentos, além de deixar a empresa com um aspecto mais moderno e sustentável.

O processo de tentar acabar com o uso de papel na empresa é chamado de paperless.

O que é paperless?

Como o próprio nome já diz, é uma estratégia “sem papel“. Dentro do conceito corporativo, essa estratégia vai muito além de só reduzir ao máximo o uso de papéis, também se trata da cultura organizacional, com objetivo de reestruturar a relação de empresas com a gestão de arquivos.

Produzir menos impressões, reduzir o uso de bloco de notas, melhorar a organização, optar por digitalizar documentos e recibos, e até mesmo optar pela assinatura digital para os clientes, tudo isso acontece em uma empresa que adotou o paperless.

Além da redução de gastos com o papel, por qual motivo adotar o paperless na minha empresa?

Em organizações que imprimem e que não possuem um bom software de impressão, é comum possuírem diversas pilhas de documentos e pastas ocupando muito espaço. E esse comportamento pode impedir o crescimento da organização, além de que abre brecha para a possibilidade da perda documentos e aumenta o risco de fraudes corporativas, podendo impactar diretamente a gestão financeira.

Porém, como falado anteriormente, todos esses problemas podem sim ser evitados quando se opta por uma boa solução de impressão!

Quais são as desvantagens do paperless?

Diferente do que muitos pensam, o paperless não é perfeito, e assim como qualquer outra coisa, possui desvantagens.
Assim como a tecnologia avança para realizar o paperless, a tecnologia também irá avançar em quesito de cyber furtos. Sendo assim, pode ficar cada vez mais fácil para furtarem documentos digitais. Além de que pode acontecer de alguém apagar todos os documentos e sua empresa não possuir o backup.

Como aplicar a cultura do paperless na minha empresa?

Agora que você já sabe o que é, quais os benefícios e por quais motivos adotar o paperless, que tal saber quais são as práticas mais comuns para aplicar o paperless em sua empresa?

Digitalizar os documentos

Esta etapa é considerada a mais trabalhosa, pois é a fase de transformar todos os documentos da sua empresa em arquivos digitais.

Porém, após todo esse trabalho, será mais fácil encontrar determinado documento, pois você poderá organizá-los da maneira que quiser, além de poder ser acessado através do computador ou smartphone.

Treinar e conversar com colaboradores

Esta etapa é a gera uma mudança significativa à sua empresa. Para isso, é preciso explicar os benefícios e como essa cultura vai impactar positivamente no cotidiano de seus colaboradores.

Uma boa opção a se fazer em sua empresa é realizar treinamentos, tanto explicando as mudanças de comportamento que devem ser tomadas quanto como se utiliza as ferramentas.

Mas ferramentas digitais realmente são a melhor opção?

A resposta é não! Como dito anteriormente, com softwares de impressão bons, ferramentas digitais não ficam tão atrativas. Mas quais são esses softwares? Você deve estar se perguntando.

A resposta é simples! As soluções da Enttry são as mais indicadas para turbinar seu parque de impressão, pois há diferentes soluções para diferentes problemas!

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Conclusão

Ferramentas digitais irão substituir a impressão em papel? Essa grande pergunta foi respondida ao longo deste artigo, basta você analisar o que é melhor para sua empresa!

Mas e aí, conta pra gente, qual foi a sua escolha?

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