Digitalização de documentos: 7 perigos invisíveis que essa solução pode causar em sua empresa

Não é novidade para ninguém que o mundo está cada vez mais digital, e, consequentemente, digitalização de documentos está se tornando uma prática comum em muitas empresas e organizações.

A digitalização promete reduzir a papelada, aumentar a acessibilidade e simplificar a gestão de documentos, coisas que são extremamente atraentes para qualquer empresa. No entanto, essa mudança para o digital não está isenta de perigos invisíveis que merecem nossa atenção.

Pensando nesses perigos que muitas empresas nem sabem da existência, montamos este artigo onde exploraremos os 7 principais riscos associados à digitalização de documentos e como proteger seus dados e informações!

Acompanhe e fique por dentro!

• O que é digitalização de documentos?

1. Ataques cibernéticos
2. Falhas técnicas
3. Privacidade e proteção de dados
4. Dependência digital
5. Falta de padrões de arquivamento
6. Custos
7. Falta de conscientização e treinamento

• Como evitar os riscos?

Boa leitura!

Mas o que é Digitalização de Documentos?

Caso você tenha caído de paraquedas neste e ou conheça o termo mas não sabe o que realmente significa, fique tranquilo! Explicaremos agora!

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos, como papéis, fotografias ou outros materiais analógicos, em formato digital.

Isso é feito por meio de um scanner ou dispositivo de captura, que transforma o conteúdo do documento em dados digitais que podem ser armazenados, gerenciados e acessados eletronicamente.

Essa prática tem como objetivo principal tornar os documentos mais acessíveis, fáceis de compartilhar, pesquisar e arquivar, reduzindo a dependência de papel e simplificando a gestão de informações em ambientes empresariais e pessoais.

A digitalização de documentos desempenha um papel fundamental na mudança para um mundo mais digital, onde a informação pode ser rapidamente recuperada e compartilhada, contribuindo para a eficiência e a organização.

#1 Ciberataques

A digitalização de documentos muitas vezes envolve o armazenamento desses documentos em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos ou na nuvem.

O que, consequentemente, abre a porta para ameaças cibernéticas.E esses ataques podem ser feitos por Malware, Phishing, Ransomware, Ataques de Negação de Serviço (DoS/DDoS) ou Hackers.

Não sabe o que é algum desses meios? Fique tranquilo! Explicaremos cada um deles a seguir!

• Malware: O malware é um termo abrangente que engloba vírus, cavalos de Troia, spyware e outros programas maliciosos que podem infectar sistemas e causar danos. Podem ser usados para roubar informações, interromper operações ou até mesmo controlar remotamente um dispositivo.
• Phishing: Os ataques de phishing envolvem e-mails ou mensagens falsas que se passam por fontes confiáveis para enganar os destinatários e induzi-los a revelar informações pessoais, como senhas ou detalhes financeiros.
• Ransomware: Os ataques de ransomware criptografam os dados da vítima e exigem um resgate em troca da chave de descriptografia. Eles podem paralisar completamente as operações de uma empresa ou instituição.
• Ataques de Negação de Serviço (DoS/DDoS): Esses ataques sobrecarregam servidores ou redes com tráfego excessivo, tornando serviços online inacessíveis. Isso pode causar interrupções significativas nos negócios.
• Hackers: Os hackers são indivíduos ou grupos que têm habilidades técnicas avançadas em computação e programação. Com essas técnicas avançadas, esses indivíduos exploram a vulnerabilidades em sistemas, redes e dispositivos. Resumidamente, são esses indivíduos que causam os ataques citados acima.

Então, caso os sistemas não forem adequadamente protegidos, informações confidenciais podem ser comprometidas.

#2 Falhas Técnicas

Como qualquer outra tecnologia, os equipamentos de digitalização e sistemas de armazenamento estão sujeitos a falhas técnicas.

Uma falha técnica pode resultar na perda irreparável de documentos importantes, a menos que medidas de backup adequadas estejam em vigor na empresa.

#3 Privacidade e Proteção de Dados

À medida que mais informações são digitalizadas, surge a necessidade de uma rigorosa proteção de dados e privacidade.

O vazamento de informações confidenciais pode ter sérias consequências legais e de reputação.

Não sabe o porquê? Então leia os itens abaixo e entenda!

• Ameaça ao Sigilo Empresarial: Documentos contendo informações estratégicas ou confidenciais podem estar sujeitos a acesso não autorizado se medidas adequadas de proteção não forem implementadas.
• Regulamentações de Privacidade: Muitas regiões têm regulamentos rigorosos de privacidade de dados, como o GDPR na União Europeia. O não cumprimento dessas regulamentações pode resultar em multas significativas.
• Risco de Roubo de Identidade: Documentos digitalizados contendo informações pessoais dos funcionários ou clientes podem ser alvos para roubo de identidade.

#4 Dependência Digital

A digitalização excessiva de documentos pode criar uma dependência excessiva de sistemas digitais.
Embora a transformação digital ofereça eficiência e acesso aprimorado aos dados, a dependência excessiva de sistemas digitais pode representar um risco significativo, como por exemplo: caso esses sistemas falharem ou enfrentarem interrupções, a empresa pode enfrentar sérios desafios na realização de suas operações diárias.

#5 Falta de Padrões de Arquivamento

A falta de padrões claros no arquivamento digital pode levar à desorganização e à dificuldade em localizar documentos quando necessário.

A implementação de políticas sólidas de gerenciamento de documentos é essencial.

#6 Custos

Embora a digitalização de documentos possa economizar espaço físico, ela também envolve custos significativos, como aquisição de equipamentos, treinamento de pessoal e despesas contínuas de armazenamento na nuvem.

#7 Falta de Conscientização e Treinamento

A falta de conscientização e treinamento adequado dos funcionários sobre as práticas seguras de digitalização de documentos pode aumentar o risco de erros humanos, como o envio de informações confidenciais para destinatários incorretos.

Além de apresentar o desconhecimento de práticas seguras e vulnerabilidade de segurança.

Como evitar estes riscos?

Para evitar os perigos da digitalização de documentos, as empresas devem adotar uma abordagem equilibrada, combinando tecnologia segura com políticas e treinamento sólidos. Isso inclui:

• Investir em segurança cibernética robusta
• Implementar políticas claras de gerenciamento de documentos
• Realizar treinamentos regulares de conscientização em segurança para funcionários
• Estabelecer procedimentos de backup eficazes
• Monitorar de perto a integridade dos sistemas de digitalização.

Conclusão

Embora a digitalização de documentos possua inúmeras vantagens, e muitas delas tentadoras, não se pode ignorar todos os problemas que sua empresa pode enfrentar ao passar tudo para o formato digital.

Mas agora que você já ficou ciente dos riscos que a digitalização pode causar, ficou claro que é essencial estar ciente dos perigos e adotar medidas adequadas de segurança e gerenciamento para proteger dados e informações.

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