20 cláusulas que não podem faltar em seu contrato de outsourcing

Você sabe se seu contrato possui as principais cláusulas de contrato? Vale a pena analisar!

Pensando nisso, nós da Enttry analisamos diversos contratos e iremos compartilhar com você as cláusulas que não podem faltar em seu contrato!

• Quais pontos devo me atentar?
• Quais são as cláusulas indispensáveis?
  1. Caracterização das partes
  2. Definições de termos
  3. Objetivo do contrato
  4. Instalação
  5. Vigência do contrato
  6. Preços contratuais
  7. Obrigações do locatário
  8. Obrigações do locador
  9. Pagamento
  10. Autorização para remanejar e substituir equipamentos
  11. Instalação de software de monitoramento de impressão
  12. Confidencialidade
  13. Tratamento de dados pessoais
  14. Disposições gerais
  15. Sucessão
  16. Obrigações trabalhistas
  17. Foro de contrato
  18. Assinatura eletrônica
  19. Assinaturas
  20. Rescisão

Lembrando: isso não é uma consultoria jurídica. É importante contatar um advogado quando sua empresa fizer um contrato!

Boa leitura!

Quais pontos devo me atentar ao fazer um contrato de outsourcing?

É muito importante prestar atenção na classificação fiscal do serviço, pois, em alguns casos, consta no contrato que a empresa é prestadora de serviços, sendo que a real atuação da empresa é locação de equipamentos.

Mas, por que me atentar a isso? Pelo simples fato de que sua classificação fiscal diferente pode causar impostos diferentes do que realmente deveria gerar.

Lembre-se de sempre colocar título em seus contratos! Coloque algo bem especificado!

Atente-se também à bilateralidade do contrato, pois não é somente o cliente que possui obrigações. Lembre-se sempre de colocar as obrigações da sua empresa!

Busque também numerar as cláusulas, pois facilita na organização, de modo que, quando seu cliente tiver alguma dúvida sobre alguma cláusula, a mesma será identificada rapidamente.

Quais são as cláusulas indispensáveis para um contrato de outsourcing?

Como citamos anteriormente, é importante enumerar as cláusulas, por isso, enumeramos as mesmas neste post, porém, não é necessário utilizar essa sequência em seus contratos.

1. Caracterização das partes

Este é um item comum a qualquer tipo de contrato. Tem que ficar claro quem é o locador/a, além do locatário.

Nesta cláusula é importante disponibilizar todas as informações de ambas as partes, como nome completo, nacionalidade, CPF ou CNPJ, RG, endereço eletrônico para contato, endereço comercial e ou de moradia, etc.

2. Definição de termos

Caso sua empresa use muitos termos técnicos, a definição desses termos é importante para os clientes, pois existem termos que eles não sabem o significado. Por exemplo, muitos clientes não sabem o significado de franquia.

Coisas que não são claras para os clientes podem entrar em um glossário no início do contrato. Mas, caso o contrato não utilize termos muito técnicos, não vai precisar.

Essa definição de termos não implica em problema no momento da assinatura do contrato. Mas, caso ocorra uma disputa judicial, essas definições de termos irão ajudar muito sua empresa!

3. Objetivo do contrato

Deve haver no contrato uma cláusula detalhando o que é o contrato, se é de aluguel de equipamento, de prestação de serviços, etc. Se houver algum serviço associado ou serviço prestado, deve haver no contrato também.

Não esqueça de colocar corretamente a classificação fiscal do contrato, pois, como citamos anteriormente, a classificação errada pode causar impostos diferentes.

4. Instalação

Deve reger como será realizada a instalação no cliente final. Deve constar o que e como o cliente precisa disponibilizar (uma tomada, rede cabeada, por exemplo). 

Também deve constar a limitação de número de instalações. Por exemplo, você pode especificar que vai instalar em X computadores algum driver.

Adicione como será realizada a instalação de equipamentos/sistemas no futuro. Por exemplo, terão instalações remotas nas filiais. Caso precise configurar um equipamento/sistema futuramente, deve haver no contrato como será realizada essa configuração.

Se for cobrar a quilometragem rodada, deve ser disponibilizada no contrato essa informação. 

Não esqueça da data da realização das instalações!

5. Vigência do contrato

Existem diversos tipos de prazos contratuais. Alguns até não possuem uma vigência definida, sendo por tempo indeterminado e o cliente podendo cancelar com aviso prévio.

Com a diferença da vigência contratual, os valores mudam. Conforme o tempo dos contratos, sua empresa deve analisar o custo necessário para amortizar o hardware e demais custos agregados.

Sempre deve constar o prazo e a data de início de vigência. 

Essas informações devem estar bem claras neste capítulo, pois, em alguns casos, a empresa disponibiliza apenas a data de assinatura e o cliente pode demorar para assinar ou, até mesmo, pode colocar uma data qualquer no momento da assinatura do contrato. Assim, fazendo valer a data colocada pelo cliente.

6. Preços contratuais

Nesta cláusula, é de extrema importância que fiquem claros os preços, para evitar problema principalmente na renovação do contrato. 

Por exemplo, o contrato atualiza o preço a cada 12 meses. Mas, caso não  seja informado essa atualização no contrato, sua empresa pode enfrentar um grande problema. 

É importante, também, considerar as oscilações do dólar. Portanto, deve haver markups máximos de oscilação de dólar, pois, caso sua empresa tenha uma flutuação de dólar de 100% ou até 200%, inviabiliza a colocação de suprimentos no contrato posteriormente. 

Normalmente, as empresas absorvem até cerca de 20% e, acima de 20% de oscilação, ela transfere para o cliente.

Disponibilize os preços da área de cobertura. É importante sempre deixar claro que esse preço é para impressões com área média de cobertura de 5%, que é o valor tradicional de mercado.

Caso haja um aumento dessa cobertura, haverá uma alteração neste preço.

Deve constar, também, as maneiras que serão cobrados os serviços, caso aconteça algum sinistro, o mesmo será cobrado. 

Deve constar bem claro e de maneira detalhada todas essas informações de preços.

Esse tópico funciona como uma proteção à sua empresa.

7. Obrigações do locatário

Deve constar o que é importante que o locatário faça. Por exemplo, especificar que ele deve utilizar corretamente os equipamentos e como seria, que zele pela segurança dos mesmos, que os mantenha em um local fechado, que mantenha no local original da instalação, etc.

Especifique como a sua empresa deseja que o seu cliente utilize seus equipamentos. 

Também é muito importante deixar claro que o cliente deve entrar em contato imediato com a empresa em casos de sinistro. 

Especifique sobre a abertura de chamado técnico a cada defeito que ele detectar nos equipamentos. 

É recomendado especificar os suprimentos que sua empresa deseja que o cliente utilize nos equipamentos para evitar que o cliente coloque algum suprimento que danifique os equipamentos. Ou, ainda, especifique o suprimento que a sua empresa irá fornecer, podendo ou não variar.

Não esqueça de especificar como será feita a devolução dos equipamentos após a conclusão do contrato, bem como o prazo dessa devolução.

Disponibilize também que ele não poderá sublocar seus equipamentos.

8. Obrigações do locador

Como citado anteriormente, o contrato deve ter essa bilateralidade, pois não é apenas o cliente que tem obrigações! 

Cuide muito com o que for colocado nesta cláusula, pois tudo o que for citado, será cobrado!

Não coloque coisas que sua empresa não irá ou que não será capaz de fazer.

É importante também disponibilizar o canal de acesso ao suporte técnico nesta cláusula. 

Além de disponibilizar os SLAs. Tendo assim, o tempo de atendimento do suporte, tempo estimado de resposta e ou solução.

Também, especifique como serão feitos os pedidos de toner e qual será o tipo de suprimento que será mandado.

Se sua empresa cobrir peças dos equipamentos, especifique no contrato.

Estabeleça também, uma cláusula clara sobre impressoras de backup, onde constará que sua empresa se responsabilizará em disponibilizar uma impressora backup (reserva) caso o equipamento que está no cliente apresente algum erro, ficando indisponível por mais de X dias. 

Especifique muito bem o estado que o equipamento deve apresentar para receber uma impressora backup, e que essa impressora terá um custo.

Esclareça no contrato a condição do equipamento, valor e como esse valor será cobrado.

9. Pagamento

Nesta cláusula deve constar o prazo de pagamento, pode também adicionar nesta cláusula as formas de pagamento. Também especifique os encargos, caso o cliente atrase o pagamento, o valor da multa se houver.

Em casos de franquia, pode constar nesta cláusula o preço da página excedente.

Pode conter também a implicação do não pagamento, por exemplo, caso o cliente não pague em até X dias, pode haver um cancelamento de contrato com correspondente multa. 

10. Autorização para remanejar e substituir equipamentos

Às vezes, o cliente começa o contrato com um número X de páginas impressas por mês e sua empresa disponibiliza um equipamento de tal tamanho capaz de comportar a demanda X sem problemas. Com o tempo, o cliente passa a imprimir número Y de páginas, e seu equipamento não faz sentido para este número. 

Disponha aqui uma previsão de adequação de equipamento às demandas de impressão do cliente quando se fizer necessário.

Em casos de equipamentos não utilizados, é possível remover o equipamento ou remanejar o mesmo sem qualquer problema quando se possui essa cláusula no seu contrato.

Para melhor adaptação técnica, é muito interessante atualizar seus softwares e equipamentos, mesmo estando nos clientes.

11. Instalação de software de monitoramento

É importante que em seu contrato conste que o cliente tem que permitir instalar software de coleta de contadores. Caso o cliente não disponibilize, será cobrado um adicional técnico mensal de X reais para realizar a coleta dos contadores manual ou ele mesmo deverá realizar a coleta e envio em dia a combinar.

Preveja aqui a possibilidade instalações futuras, conforme demandas que o cliente venha a apresentar, como sistema bilhetagem, impressão segura, GED e outros.

Especifique que sua empresa será responsável por apresentar soluções compatíveis e orçamentos, facilitar implementação e favorecer o suporte necessário.

12. Confidencialidade

Como sua empresa terá acesso a diversas informações do cliente e o cliente terá acesso a informações da empresa, é importante inserir no contrato que essas informações não podem ser passadas para outras pessoas. 

Insira também o valor de multa caso haja alguma violação desta cláusula.

13. Tratamento de dados pessoais

Essa cláusula é muito importante pois, muitas vezes, têm informações pessoais de algumas pessoas envolvendo a transação entre sua empresa e o cliente. 

Podendo ser, por exemplo, uma lista de contatos que sua empresa recebe do cliente, registros que estão dentro das impressoras. 

Deve ser esclarecido que o contrato é regido em conformidade com a LGPD.

Não é preciso de muita informação, precisa apenas de um parágrafo dizendo que os envolvidos têm que agir conforme esclarecido no contrato, que precisam ter ciência da Lei Geral de Proteção de Dados e que precisam implementar mecanismos para mitigar qualquer problema de violação desta cláusula. 

14. Disposições gerais

São pontos bem específicos muito importantes de estarem presentes no contrato, pois, com eles, sua empresa evita de ter que ficar implorando ao cliente várias coisas.

Dentro das disposições gerais, pode ter uma cláusula de uso de marca e imagem para fins comerciais, por exemplo. Então já deixe esclarecido nos contratos que sua empresa vai utilizar em suas divulgações a marca do cliente.

Assim, não precisa ficar colocando adendos no contrato depois. Se você acha interessante, já estabeleça sua autorização também, deixando o cliente utilizar a marca da sua empresa em suas divulgações.

15. Sucessão

Nesse mesmo tópico de disposições gerais é a cessão e transferência de contratos a terceiros, pois às vezes acontece de surgir oportunidades, por exemplo, de fusões ou de aquisição, como muitas empresas de outsourcing estão sendo compradas.

Caso você tenha em seu contrato uma cláusula de cessão que autoriza a transferência do contrato a terceiros, não é preciso assinar um novo contrato com cada cliente quando acontecer uma aquisição ou uma fusão, pois essa cláusula simplifica o processo.

Mesmo que a empresa seja vendida, o contrato continua valendo. Então, se sua empresa presta um serviço para a empresa A, por exemplo, e a empresa B compra a empresa A, o contrato continua nos sucessores.

16. Obrigações trabalhistas

Nessa cláusula consta que cada um é responsável pelas obrigações trabalhistas dos seus funcionários e que esse contrato de forma alguma configura vínculo trabalhista entre as partes.

Então, o técnico da sua empresa que vai até o cliente não é funcionário do cliente. Deixe isso bem claro no contrato.

Apesar do objetivo estar bem claro, às vezes, o cliente começa a vincular as partes. Por exemplo, um dos seus fornecedores está executando o cliente pois sua empresa não pagou uma conta dele.

Deixe claro que há independência entre as partes, que uma não responde solidariamente a outra.

17. Foro de contrato

É onde será discutido o assunto, geralmente concedido na sede do fornecedor, porém, terá cliente que não irá abrir mão.

Vai ser onde ocorrerá a disputa judicial, caso futuramente surgir algum problema, essa disputa será realizada no local indicado no contrato, então deixe bem claro isso.

18. Assinatura eletrônica

Como está crescendo cada vez mais a assinatura eletrônica, mais e mais empresas optando por essa assinatura. É importante já disponibilizar uma cláusula sobre o reconhecimento e aceitação de ambas as partes que a assinatura pode ser em meio digital.

Coloque também a plataforma que sua empresa utiliza.

19. Assinaturas

No contrato, deve haver a data de assinatura, assim como a assinatura das partes, tanto a da sua empresa quanto a do cliente, e ambas devem estar de forma clara.

Além disso, deve haver um representante legal para a realização dessas assinaturas, pois não pode ser qualquer pessoa para assinar o contrato, o cliente pode invalidar. Além disso, coloque sempre testemunhas no contrato.

20. Rescisão

Deixe sempre bem claro como será cobrada a multa de cancelamento, qual será o valor dessa multa, como é calculado esse valor, quando tem que ser paga essa multa, a quem cabe a responsabilidade de liberar os equipamentos, prazos de aviso, etc. Especifique todos esses itens!

Conclusão

Em contratos de outsourcing, é muito importante constar de maneira bem detalhada as cláusulas citadas anteriormente no post. Sem especificação, sua empresa pode enfrentar grandes problemas. 

Agora que disponibilizamos à você as principais cláusulas, ficou bem mais fácil de organizar e otimizar seus contratos, né?

E pode ficar ainda mais fácil! Fique de olho nos nossos próximos posts… 👀

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