A utilização de documentos em formato digital vem crescendo cada vez mais, o que tem ajudado na redução dos documentos impressos. Antes, imprimíamos documentos digitais para processos e consultas no dia-a-dia ou integração a arquivos físicos. Hoje, fazemos o contrário: digitalizamos documentos impressos — ou produzimos documentos digitais — para utilização em processos e consultas e os arquivamos em plataformas também digitais. 

Atualmente, ao seguirem o protocolo ICP-BRASIL para certificação e assinatura digital, diversos documentos oficiais e pessoais não mais necessitam de uma versão impressa, como é o exemplo da nova carteira de trabalho digital.

Com a diminuição do volume de impressão nas empresas, diminui a frequência de uso dos equipamentos, o que pode levar a uma menor percepção de valor nos serviços de Outsourcing de Impressão.


Você pode estar pensando que, com a diminuição das impressões, as empresas de Outsourcing de Impressão estão fadadas à falência. Mas, isso não é verdade!

Primeiramente, é muito improvável que o processo de impressão de documentos seja completamente extinto das empresas. Por outro lado, a crescente adesão à digitalização de documentos e criação de documentos digitais abre uma porta para as empresas de Outsourcing de Impressão: o GED.

GED

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, processo que visa estruturar e organizar documentos digitais, desde sua geração, passando por sua utilização até sua destinação (arquivamento ou descarte). Os documentos podem ser originados tanto da digitalização de documentos impressos quanto nativamente em meios digitais.

A gestão de documentos, de modo geral, é um conjunto de métodos, rotinas e normas que garante um controle de todos os documentos em uma empresa. Quando essa gestão é eletrônica (GED), os processos e tecnologias envolvidos costumam consistir, basicamente, em:

  1. Captura: Capta documentos e formulários e os transforma em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de integração às aplicações de negócio.
  1. Document Imaging (DI): Converte o documento impresso para o digital pelo processo de digitalização com scanner.
  1. Document Management (DM): Permite gerenciar com maior eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte dos documentos digitais. Inclui funcionalidades como controle de informações, segurança, busca, registro de entrada e de saída e versionamento.
  1. Workflow: Gerencia processos dentro de uma empresa, garantindo a execução e organização de tarefas,  prazos, trâmites, documentos e ações.
  1. Computer Output to Laser Disc (COLD/ERM):  Trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento otimizado, gerenciamento e recuperação de dados.
  1. Processamento de Formulários: Possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.
  1. Optical Character Recognition (OCR): Reconhece automaticamente caracteres em imagens para conversão em texto.
  1. Records and Information Management (RIM): Gerencia o ciclo de vida de um documento independente da mídia em que esteja inserido.
(Exemplo de Workflow de GED)
Integrando GED ao portfólio de serviços de Outsourcing de Impressão

Para começar a ofertar GED para seus clientes, não é necessário reformular todo o seu negócio nem desenvolver software próprio. Da mesma forma que sua empresa de Outsourcing de Impressão oferece soluções de Gerenciamento de Impressão através de software de terceiros como o Print Account e Safe Print, você pode oferecer a integração de GED com seus equipamentos dentre as diversas opções que existem no mercado. Como pode ver, você é um mediador entre o cliente e a desenvolvedora de software.

Ao agregar GED à sua oferta de serviços, você tem a chance de entrar em um novo mercado com um baixo valor de investimento. Isso porque empresas de Outsourcing de Impressão podem aproveitar suas multifuncionais defasadas para impressão e cópia como dispositivos de digitalização, função que dificilmente se degrada nos equipamentos. Os equipamentos ainda funcionais, também se tornam mais valorizados, pois deixam de servir apenas às funções de impressão e cópia e a função de digitalização ganha um sentido a mais.

(Processo de GED Tradicional)

O processo de digitalização de documentos, geralmente, não requer o uso de softwares adicionais de terceiros e o armazenamento pode ser configurado diretamente no equipamento para ser realizado no servidor da empresa, em um computador específico ou até em um servidor na nuvem.

Ofertar GED também pode ser a porta de entrada para o reconhecimento da sua empresa de Outsourcing de Impressão em meio a segmentos específicos do mercado, como empresas de RH, contabilidade, telefonia, água, luz, área fiscal e logística, devido ao fato desses serem os segmentos que apresentam maior carência no que diz respeito à automatização de entrada de dados em seus sistemas. 

Antes de começar…

É importante conhecer a legislação por trás da gestão de documentos e arquivos para entender o processo de gestão documental com foco na digitalização.

O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), em conjunto com o Código Civil e entidades de classe, é o órgão responsável pelas leis e normativas da gestão documental nas instituições públicas e privadas. É a partir dessas regras que você irá entender como deve proceder dentro do seu cliente ao prestar o serviço de GED.

É importante, também, possuir um entendimento sobre tramitação de documentos e como esse processo ocorre dentro da empresa do seu cliente para sanar qualquer dúvida que venha a surgir na negociação do contrato de serviço.

Conclusão

O cenário de impressão está mudando rápido e isso representa um novo espaço de atuação para empresas de Outsourcing de Impressão e uma nova demanda para demais empresas. Do mesmo modo que softwares de gestão de impressão e cópia ajudam a adaptar o comportamento de impressão dos usuários, o GED pode contribuir para reduzir o fluxo de impressão, fortalecendo o uso de documentos digitais.

Há diversos benefícios associados ao uso de GED que vão desde questões econômicas até questões ambientais. Destacamos, então, a fala da Silvania Manhas em um dos nossos treinamentos no IGCON 2019:

“Cerca de 20% dos documentos físicos arquivados, são documentos sem fins legais, colocados dentro do arquivo de forma incorreta. A gestão documental elimina esses documentos sem utilidade.”


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