O que levar em conta na hora de calcular o custo página em contratos de outsourcing

12/07/2017

Muitos empresários, na maioria das vezes, não têm ideia de quanto eles gastam com impressão. Eles sabem que têm este custo, mas não imaginam que ele é maior do que eles visualizam superficialmente. 

Para empresa de outsourcing, saber calcular os custos envolvidos no processo de impressão de seus clientes fundamental. Pode ser a diferença entre continuar ou sair do mercado.

Elaboramos uma lista de alguns itens a serem observados para que na hora de cobrar do seu cliente você tenha argumentos estatísticos a apresentar. Então vamos a eles: 

PAPEL, TONER E EQUIPAMENTO - estes são os custos tradicionais, que todos conseguem enxergar, mas o processo de impressão pode esconder muitos outros, como vemos a seguir.

PEÇAS DE REPOSIÇÃO – este é um item a ser observado, pois aumenta muito o custo quando a empresa tem muitos modelos de impressora. Quanto mais modelos, maior o estoque de peças e menor é o lucro nos contratos.

CONSUMÍVEIS –  neste item cabe você observar o cilindro, revelador, drum, itens que também devem ser observados na hora de calcular o custo. Sempre considere a vida útil de cada consumível para calcular o custo página.

CUSTO DE LOGÍSTICA – sempre na hora de calcular o custo de toner, deve-se calcular o frete de ida e volta, pois é necessária a logística reversa, que caso você não faça está passível de multas. Este item também demonstra a responsabilidade ambiental da empresa de outsourcing.

ESTOQUE DE SUPRIMENTOS –  este é um dos maiores vilões nos contratos de outsourcing de impressão, por isso deve ser observado nos cálculos dos contratos. Normalmente os tonners são componentes caros e dependendo do volume de impressoras e do número de modelos de impressoras envolvidas, o estoque de suprimentos pode superar facilmente o valor de equipamentos instalados no cliente. Para evirar este dinheiro parado você deve atentar a uma gestão de estoques ativa e precisa. 

TREINAMENTO DE PESSOAL – a empresa de outsourcing deve ter profissionais qualificados para treinar o usuário do cliente. O usuário treinado representa economia, pois assim ele não estragará equipamentos e necessitará muito menos do seu técnico, logo representando diminuição de custo para a empresa.

DEPRECIAÇÃO DE IMOBILIZADOS – aqui é importante observar, pois muitas empresas acabam desconsiderando e deixam passar batido. O equipamento que sua empresa colocar no cliente pode ficar lá um ano por exemplo, e quando você retirar ele não estará da mesma forma que foi entregue há um ano atrás e não valerá mais o que valia. 

EQUIPAMENTOS DE BACKUP –  cada impressora que você precisa ter disponível para colocar em seus clientes em casos de manutenção ou substituição representa um custo no seu contrato, lembre-se de colocar no cálculo. 

ATUALIZAÇÃO DE PARQUE – impressoras velhas dão mais manutenção e podem representar prejuízo no seu contrato de outsourcing de impressão. Coloque na sua programação a troca dos equipamentos antes que eles comecem a consumir muitas horas de seus técnicos. Esta substituição de equipamentos deve ser prevista e este custo deve ser incluído no seu cálculo.

DISPONIBILIDADE DE TÉCNICOS –  técnico com tempo ocioso esperando para atender um cliente custa caro. É normal e correto repassar o custo ao cliente em relação à disponibilidade deste profissional ao cliente. Existem muitas técnicas de estimativa para que você calcule o número correto de técnicos a serem treinados e disponibilizados para os clientes.

DESLOCAMENTO DE TÉCNICOS – algumas empresas atendem em um raio de 100km, umas de 200k e para cada chamado este custo é significativo e necessita contabilizá-lo. Você precisa manter estes dados registrados para poder avaliar quanto está gastando em cada contrato. 

SLA – o nível de serviço, quanto melhor for o tempo de resposta ao cliente torna-se mais caro para a empresa outsourcing, pois terá que manter mais técnico a disposição.

SOFTWARE DE HELPDESK E GESTÃO – estes produtos devem ser incluídos no cálculo de custo porque são serviços e itens oferecidos ao seu cliente e devem ser repassados. Helpdesk   é o sistema que permite que seu cliente abra chamados solicitando atendimento e suprimentos.

SOFTWARE DE MONITORAMENTO E BILHETAGEM – são fundamentais para que você reduza seus custos com técnicos. Eles permitem que você faça os atendimentos de forma proativa, antes mesmo que o cliente abra um chamado. O monitoramento das impressoras é fundamental para qualquer empresa que quer crescer organizada e profissional. Considere seu custo nos contratos.   

CUSTOS FINANCEIROS –  a remuneração do ativo financeiro com um banco ou uma financeira, deve ser levado em conta. Sempre considere os juros e taxas que você precisa pagar para mobilizar o dinheiro necessário para tocar seu negócio.

DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDORES – cada vez que se troca de fornecedor gasta-se muitas horas, além de ser desgastante para a empresa, pois é adaptação, ela gera mudanças de processo e perda de conhecimento. Então é importante a empresa de outsourcing vender isso ao cliente que, ao fechar um contrato de 36 meses, por exemplo, ele não terá que se preocupar com estes contratempos de troca de fornecedor. E se for um contrato de 12 meses ele vai ter que desenvolver fornecedor novamente, cotar e gastar seu tempo com isso. Então muito importante trabalhar essa cultura no cliente. 

GESTÃO DE CONTRATOS, FATURAMENTO E COBRANÇA -  estes itens devem ser calculados porque geram tempo e custo para captar, criar estratégias e metodologia para implementação na sua empresa. Por isso, é importante estar bem claro quanto à importância destes itens e mantâ-los otimizados ao máximo.

MARKETING E COMERCIAL – precisamos reservar recursos financeiros para que o fluxo de vendas seja contínuo em nossas empresas, então é necessário investir em marketing e ter uma equipe comercial treinada. Devemos ter claro que as verbas de marketing fazem parte dos custos de aquisição do cliente e, consequentemente, do custo dos contratos.

A ENERGIA ELÉTRICA -  este é um item bem importante que a empresa de outsourcing precisa orientar o seu cliente.  Uma alternativa assertiva é reduzir a quantidade de impressoras e substituindo várias impressoras pequenas por uma maior e mais rápida. Isto irá reduzir o custo de energia, melhorar a velocidade e diminuir o número de equipamentos para dar problema. É imprescindível que você oriente seu cliente, pois na maioria das vezes ele não tem esta visão. Transforme esta oportunidade em argumento para a substituição dos vários equipamentos de pequeno porte por um de maior capacidade. Simplifique seu processo de logística de suprimentos e reduza o custo de impressão e de manutenção da empresa de outsourcing.

Custo por página parece algo simples se formos ver de forma mais abrangente, mas quando analisamos os detalhes, as estatísticas, percebemos que muitos itens devem ser observados para que a redução de custo seja realmente percebida.

Esteja atento ao mercado e seus limites de custo, pois se você cobrar menos do que custa para você operar um contrato, estará no prejuízo e isso vai prejudicar sua empresa. É melhor não atender um cliente do que atender com prejuízo.