Serviços de impressão gerenciada (Managed Print Services) é algo a considerar em seu negócio. É um serviço fornecido por empresas de outsourcing de impressão, que avalia, monitora e gerencia suas necessidades de impressão para fornecer todos os recursos necessários, que garantam a melhor eficiência na impressão dos seus documentos.
Assim, ao gerenciarem suas impressões poderão gerar segurança e redução de custos desnecessários, além de ajudar a maximizar a produtividade.
Aqui estão alguns benefícios adicionais que os serviços de impressão gerenciada podem fornecer à sua empresa:
Benefícios do uso de um serviço de impressão gerenciada
- Análise do uso das impressoras: examinando com cuidado o uso da impressão, volume impresso, fluxo de papel e custos com impressão de cada área, você pode otimizar o consumo e gerar mais eficiência.
- O melhor posicionamento para a impressora: ajustando o posicionamento físico de suas copiadoras ou impressoras, você pode tornar seu escritório mais produtivo e funcionar com mais eficiência.
- A impressora certa para o trabalho certo: com a impressora errada, você pode estar adicionando despesas indevidas aos seus negócios, usando impressoras que apresentam custos operacionais mais altos do que a sua necessidade real requer.
- Treinamento da equipe: os fornecedores de MPS podem fornecer treinamento adicional sobre os dispositivos de impressão que utilizam, especialmente quando novos dispositivos são adicionados ao ambiente, para que a equipe de TI possa se concentrar nos seus projetos.
- Relatórios: o seu provedor de MPS pode criar relatórios personalizados para que você possa revisar o consumo de impressão em intervalos regulares e obter transparência de sua necessidade de impressão.
- Entrega automatizada de suprimentos: seu provedor de serviços de impressão gerenciada pode automatizar a entrega de toner ou outros suprimentos*, o que garante que seu equipamento esteja sempre pronto e disponível para uso.
*Além disso, trabalhando em estreita colaboração com o seu MPS, você pode identificar possíveis picos de volume ao longo do ano para ficar à frente com os suprimentos.
- Gerenciamento remoto de impressão: Hoje, mais funcionários transportam e usam seus dispositivos móveis, inclusive para impressão. Seu fornecedor de MPS pode ajudá-lo a configurar e treinar a equipe sobre como imprimir com seus smartphones e tablets, mesmo quando estão fora do escritório.
Migrando para o MPS
Nem todas as empresas estão prontas para os Serviços de Impressão Gerenciada, mas, quando você estiver, é hora de dar uma olhada nas melhorias que esse serviço pode oferecer ao seu negócio.
O processo de aplicação de um MPS:
- Análise do seu negócio: A primeira coisa que um fornecedor de MPS fará é analisar todas as suas impressões (fluxo de trabalho de impressão, digitalização, distribuição de documentos, fax);
- Desenvolvimento de um plano: depois de terem uma visão geral de suas necessidades, criarão um plano que melhor irá se adaptar ao seu negócio.
- Implementação e monitoramento contínuo: após a revisão e aprovação do plano, recomendações, cronograma e proposta, o provedor de serviços começará a implementação do programa. Eles também podem treinar sua equipe em novo hardware e software.
Ao utilizar serviços de impressão gerenciada, você começará a ver retornos nos lucros anuais.
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