Hoje vamos falar de uma solução que é muito benéfica às empresas de outsourcing de impressão como ferramenta de gestão e otimização de processos, além de garantir um diferencial no mercado: o ERP.
O que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais. É um sistema de gestão de recursos corporativos, ou seja, um sistema que integra todos os recursos necessários para gerenciar uma empresa.
Além de integrar os diversos departamentos de uma empresa e possibilitar a automação dos processos, evitando o retrabalho, um sistema de ERP também auxilia na organização do armazenamento de todas as informações do negócio, sejam de compra, venda, prestação de serviços etc. Dessa forma, todas as informações ficam unificadas em uma única plataforma.
Um dos maiores e principais objetivos de um sistema de ERP é o aumento do potencial de gestão estratégica de uma empresa, fornecendo informações precisas a todo instante e permitindo a tomada de decisões seguras e baseadas em dados.
Benefícios de um ERP
A implantação de um sistema de ERP em uma empresa traz uma série de benefícios, como, por exemplo:
- Padronização da linguagem, ou seja, melhoria da comunicação entre colaboradores
- Universalização das informações
- Disponibilização de informações em tempo real
- Maior disciplina do gerenciamento dos dados
- Maior segurança na tomada de decisões
- Aumento da eficiência operacional e da produtividade
- Redução dos custos de operação e do tempo de treinamento de novos colaboradores
- Melhoria na qualidade do serviço/produto e do atendimento ao cliente
- Maior competitividade no mercado
A utilização de um sistema de ERP também viabiliza uma melhor integração tanto interna quanto externa. É possível, por exemplo, integrar o ERP com o PrintScout e importar automaticamente os contadores de hardware das impressoras para realizar o faturamento, sem a necessidade de lançar os dados manualmente.
Customize com moderação
Quando você compra ou contrata um sistema de ERP é importante manter em mente que não deve ser o ERP a se adaptar ao seu negócio, pois esse pensamento pode levar à perda de dinheiro…
A maioria dos ERPs têm processos maduros, testados e validados por muitas empresas. Sendo assim, existem diversas boas práticas já implantadas nesses sistemas que podem — e devem, se possível — ser incorporadas aos processos já existentes na sua empresa.
Evite comprar ou contratar qualquer ERP com o intuito de customizá-lo completamente depois. Algumas poucas customizações e personalizações são bem vindas e benéficas, porém o ideal é que você busque um sistema que seja compatível e aderente ao processo da sua empresa e, como dito, passe a adotar as boas práticas viáveis já contidas nesse ERP.
ERP para empresas de Outsourcing de Impressão
Existem sistemas de ERP projetados e desenvolvidos para os mais variados segmentos de mercado: indústria, alimentação, comércio de vestuário etc. Nesse sentido, existem também ERPs voltados, especificamente, ao mercado de outsourcing.
Então preste bem atenção na hora de escolher o ERP, pois, ao escolher um sistema voltado a um segmento muito diferente do seu, ele poderá não ser compatível com os processos gerenciais e legislativos da sua empresa.
Além disso, para empresas de outsourcing de impressão, alguns pontos são fundamentais para o sucesso no uso de um ERP.
7 pontos aos quais você deve se atentar na escolha do ERP:
- Módulo de contratos flexível: Empresas de outsourcing de impressão trabalham com os mais variados formatos de contrato (mensal, franquia, por página impressa etc), logo, o ERP contratado deve aceitar essas variações.
- Faturamento baseado nas regras dos contratos: O faturamento pelo ERP não pode ser genérico, somente para emitir nota fiscal. É preciso que ele se adeque às regras de cada formato de contrato.
- Controle de suporte, chamados, peças e equipamentos: Esses chamados devem possibilitar o controle de peças que, por sua vez, precisam estar associadas a equipamentos. Deve ser possível visualizar todas essas informações em relatórios para que todos os custos de suporte sejam identificados devidamente.
- Gerenciamento de estoque: Todas peças, suprimentos, equipamentos etc que estiverem tanto no seu estoque quanto no estoque do cliente devem ser passíveis de controle pelo ERP.
- Controle de remessas para clientes: Tudo o que é enviado ao cliente, seja para uso imediato ou para reserva em estoque, deve ser identificado para que esses custos também possam ser gerenciados.
- Integração com o sistema de coleta de contadores de impressão: É importante que esse processo de lançamento dos contadores seja feito automaticamente pelo sistema ao integrá-lo com o software de coleta de contadores. Caso contrário, esses dados terão de ser lançados manualmente, prejudicando a produtividade e podendo atrasar o faturamento.
- Gestão de compra e venda integradas: Poder gerir serviços e, também, as compras e vendas da sua empresa, é imprescindível para que prejuízos sejam evitados.
Por fim, antes de fechar negócio, atente-se aos custos envolvidos na compra ou contratação de um sistema de ERP. Esteja ciente de que além da licença do software existem, também, custos como o que implantação, atualização, manutenção mensal (assinatura ou suporte) e possíveis customizações envolvidos na aquisição de um ERP.
Conclusão
Um sistema de ERP, além de beneficiar diretamente a empresa de outsourcing de impressão, também beneficia indiretamente seus clientes, pois com processos de gestão otimizados a qualidade do serviço prestado também aumenta, levando a uma maior percepção de valor dos clientes para com a sua empresa.
Para usufruir de todos esses benefícios que um sistema de ERP bem integrado proporciona, é importante que os processos da sua empresa de outsourcing de impressão estejam bem alinhados com os processos do sistema, que costumam já ser testados e validados por outras empresas do segmento.
A Enttry possui alguns parceiros no mercado de ERP com sistemas voltados, especificamente para o segmento de outsourcing. Se você tem interesse em saber mais sobre como pode estar implantando um sistema de ERP na sua empresa, de uma olhada nos sites E-Corporativo e Otimo Gestor.
