Serviço de impressão gerenciada também é conhecido como MPS (Managed Print Services). Os provedores de MPS são grandes parceiros de negócios, porém, você deve escolher bem quem será seu parceiro.
Uma empresa MPS pode te auxiliar a economizar tempo e dinheiro. A sua empresa pode tirar o máximo proveito dessa parceria, buscando empresas parceiras com as seguintes qualidades:
1) Possuir modelos de cobrança adequados;
Previsibilidade e visibilidade são dois dos benefícios mais importantes dos serviços de impressão gerenciados.
Uma empresa nunca deve se surpreender com o que encontra em seus extratos regulares, independentemente do modelo de cobrança do fornecedor. Alguns dos modelos mais comuns incluem:
- Fixo, mais página impressa: os fornecedores cobram um valor mensal fixo pelo aluguel do hardware e um valor adicional por página impressa. Geralmente, este modelo tem o melhor custo benefício.
- Fixo, com base em funcionários: nesse modelo, as empresas cobram uma taxa mensal fixa pelos serviços a partir da quantidade de usuários.
- Custo por clique/página: os serviços são pagos por página impressa (incluindo manutenção e suporte no custo da página).
- Transacional: em um modelo mais “a la carte”, o provedor de MPS cobra por serviço.
2) Suprir suas necessidades de gerenciamento de documentos;
O gerenciamento de documentos é um componente essencial dos serviços de impressão gerenciada.
Este serviço pode diminuir a quantidade de impressões desnecessárias e melhorar a acessibilidade dos documentos, além de proporcionar um armazenamento de documentos seguro na nuvem.
3) Possuir segurança completa sobre os equipamentos;
O gerenciamento de documentos promove uma segurança adequada ao documentos. Mas não é tudo pelo que um parceiro de MPS deve ser responsável quando se trata de proteger informações confidenciais.
Os hackers estão, cada vez mais, mirando em impressoras, o que exige um nível mais alto de segurança para impressoras multifuncionais.
Os provedores de MPS devem aumentar a segurança da impressão, mantendo drivers e software de impressão atualizados e incorporando avaliações de risco à segurança de impressão e planejamento de incidentes nas políticas de TI.
4) Ter flexibilidade com contratos de longo prazo;
À medida que as empresas crescem, suas necessidades de gerenciamento de impressão mudam. São mais usuários, novos locais e novas tecnologias de impressão ao longo do tempo.
Certas mudanças exigem que um provedor de MPS consiga adaptar-se às necessidades de um negócio em crescimento e que o mesmo ofereça tais benefícios:
- Suportar o crescimento e as necessidades de um parque crescente de impressão por meio de aluguel, vendas e leasing de hardware;
- Dar suporte ao crescimento do departamento de TI para novos locais e responsabilidades;
- Atender às crescentes necessidades de segurança por meio de serviços de impressão confidenciais adicionais;
- Ajustar as necessidades de uma rede de impressoras, incluindo o gerenciamento de endereços IP;
- Fornecer treinamento e implementação adicionais quando necessário.
Uma parceria com MPS é um relacionamento de longo prazo e, por isso, é essencial que as empresas escolham um parceiro que possa crescer consigo.
5) Fornecer software de adequado para o contrato;
É muito importante o fornecedor de MPS ter conhecimento da área de software e fornecer soluções adequadas a cada contrato. Sejam elas de software para monitoramento das impressoras, bilhetagem de impressão ou impressão segura.
Conclusão
Se uma empresa de serviços de impressão gerenciada puder atender a todas as necessidades acima, ela terá uma boa capacidade de entender as necessidades exclusivas da sua empresa e seus objetivos.
Sua empresa está pronta para fazer parceria com uma empresa de serviços de gerenciamento de impressão que entende suas necessidades?
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