Normalmente, as empresas identificam áreas ineficientes dentro delas e não sabem como solucionar problemas que estão enfrentando. A saída, na maioria das vezes, é entrar em contato com consultorias ou empresas com novas tecnologias para ajudar na automatizar ou digitalizar desse processo.
Um exemplo de nova tecnologia são os software de gerenciamento de impressão. Você já se perguntou o que seus funcionários imprimem e por que ainda fazem isso? Gerenciar os custos de impressão e ter uma estratégia para a transformação digital é fundamental dentro de uma empresa.
Abaixo, listamos 3 itens fundamentais dentro do processo de implantação de novas tecnologias:
1. Mapeamento do processo de implementação
Saiba que, antes de implementar uma nova tecnologia de fluxo de trabalho, é necessário investir algum tempo dentro do departamento para documentar, adequadamente, o processo, incluindo os principais envolvidos, aplicativos usados e motivo da importância do papel.
Isso nos leva ao próximo ponto importante …
2. Gerenciamento de mudanças
Quando uma nova tecnologia é introduzida em um negócio, a adoção do usuário é de extrema importância.
Se os usuários não “comprarem” o produto, software ou aplicativo que está sendo introduzido, a adoção do usuário se tornará um grande obstáculo.
Saiba que, na maioria das vezes, se os usuários estavam envolvidos com o mapeamento dos processos (identificação das ineficiências e parte do brainstorming da solução), a adoção do usuário fica muito mais fácil, o que torna os esforços de gerenciamento de mudanças muito menos complicados.
Atenção! Também é importante revisar as tecnologias, atualmente, em uso, pois a solução para a ineficiência pode estar sob seu controle.
3. Implementação da tecnologia
A otimização de processos de negócios é uma tarefa muito importante em qualquer empresa, implementar software não é diferente. Você deve buscar identificar os colaboradores mais engajados para lhe apoiar neste momento. Além disso, muitas empresas não dedicam tempo para analisar e preparar devidamente a implementação de softwares. Se você não conseguir atribuir essa responsabilidade às pessoas do seu time interno, recomendamos que você procure parceiros que possam ajudar nesse processo.
O Gerenciamento de impressão pode te ajudar nessa etapa. Um software especializado em gerenciar impressões irá calcular indicadores de impressão mensais e te ajudará controlando tudo que seus funcionários imprimem. Com ele, é possível reduzir, drasticamente, os gastos com impressão.
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