Se sua infraestrutura de impressão não for confiável, segura e escalável, ela, inevitavelmente, falhará e você se encontrará pedindo ajuda em uma das seguintes frases abaixo:
- “Preciso de suporte técnico para um dispositivo mais antigo no departamento de contabilidade.”
- “Ficamos sem toner e nossos usuários não conseguem imprimir.”
- “Nossos funcionários não sabem como usar o OCR no scanner.”
- “Como posso eliminar todas as impressões não coletadas que se acumulam a cada semana?”
- “Nossa segurança foi violada e a segurança de TI acha que começou em uma das impressoras antigas que possuímos”.
E a lista continua, mas o problema é sempre o mesmo: não é criada a infraestrutura de impressão para se ter um gerenciamento proativo.
A solução? Você precisa dessas três coisas abaixo!
# 1 Optar por dispositivos mais inteligentes
Parece simples? Não apenas parece como é!
As impressoras mais adequadas possuem mais sensores e utilizam estes dados para permitirem que você entenda completamente o volume de impressão do escritório e as necessidades de serviços e suprimentos. Os componentes são projetados para otimização de serviço, diferentemente de muitos dos dispositivos da sua frota atual.
Embora os novos equipamentos possam parecer uma opção cara, os custos podem ser muito mais baixos quando você considera os problemas acima, especialmente, quando incluídos em um contrato de serviços de impressão gerenciada.
# 2 Realizar integrações nos sistemas
O monitoramento e gerenciamento automatizados de dispositivos requerem software e, com as integrações corretas, você não precisará pensar em serviço, suprimentos ou segurança.
Nesse sentido, a integração com o software de segurança é particularmente importante porque a maioria dos equipamentos mais antigos de escritório (mais de 4 anos) não é segura. Além disso, até os dispositivos mais novos precisam de atualizações regulares para corrigir possíveis vulnerabilidades de segurança.
# 3 Ter uma escala de impressão
Com dispositivos mais inteligentes e integrações de sistema, sua infraestrutura de impressão se torna escalável.
A tecnologia padronizada significa transições mais suaves e menos dores de cabeça à medida que sua empresa cresce.
Isso é especialmente importante para os funcionários. À medida que aprendem a enviar um trabalho para uma impressora, depois libera o(s) trabalho(s) quando os coletam, eles não precisam reaprender como fazê-lo para outras impressoras.
Os funcionários ensinam o melhor fluxo de trabalho e como reduzir de custos a outros.
Um software de gerenciamento de impressão pode ajudar!
Um software de gerenciamento de impressão te auxilia em problemas como os citados acima e, consequentemente, fará com que você reduza gastos desnecessários.
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