Empresas que prestam serviços de aluguel e outsourcing de impressoras, multifuncionais e scanners possuem um vasto número de equipamentos distribuídos pelos clientes. Logo, precisam estar cientes de alguns procedimentos de retirada de equipamentos quando os contratos com os clientes são cancelados. 

Você sabe qual a melhor forma de agir nessa situação?

Antes de colocar o equipamento no cliente:

Antes de colocar os equipamentos nos clientes, é importante ter certeza que seu contrato possui clausulas que preveem a retirada ou troca de equipamentos durante e após o fim do contrato.

Muitas vezes, os clientes param de utilizar os equipamentos durante o contrato por diversos motivos e, para que você possa trocar estes equipamentos por menores ou até mesmo recolhe-los por falta de uso, você precisa que seu contrato trate estes casos.

Primeiro passo após o cancelamento de contratos de outsourcing de impressão:

O primeiro passo após o cancelamento de contratos de outsourcing de impressão é verificar as cláusulas contratuais sobre a retirada dos equipamentos.

A retirada de seus equipamentos do cliente deve respeitar, rigorosamente, aquilo que está especificado no contrato estabelecido no momento da aquisição de seus serviços pelo cliente.

Agora, se você não possui uma cláusula que especifique como deve ocorrer a retirada das máquinas em seu contrato, é importante estar atento ao que foi acordado na contratação do seu serviço. Por isso, sempre registre o que é combinado com o cliente.

É como diz aquele velho ditado: 
“O combinado não sai caro”

Manter os contratos atualizados e bem alinhados com os clientes, minimiza as chances de mal entendidos e conflitos nesse momento da relação comercial entre você e seu cliente. Manter tudo especificado sempre, é a melhor coisa a fazer!

Procedimentos a realizar com os equipamentos retirados:

Você deve retirar, o mais rápido possível, do cliente os equipamentos liberados. Quanto mais tempo parado lá, menor será a geração de receita destes equipamentos.

Atente-se! Existem alguns procedimentos que você deve realizar, após a retirada dos equipamentos, para preservar a vida útil da máquina:

1.Atualização do firmware;

O firmware é o conjunto de instruções operacionais programadas diretamente no hardware de um equipamento eletrônico, que ajudam a operá-lo de forma mais rápida e eficiente. Atualizar o firmware da máquina irá melhora o desempenho geral dela.

Saiba que o firmware pode adicionar novos recursos a sua impressora, podendo, até mesmo, ajudar com questões de compatibilidade do aparelho.

Sobretudo, as atualizações de firmware oferecem melhorias à segurança para proteger o dispositivo e à rede contra malware e outras ameaças.

Cada máquina possui uma forma diferente de atualização de firmware, procure a atualização mais adequada para o modelo que você utiliza.

2.Limpeza do equipamento;

Um dos fatores que mais ocasionam problemas nas impressoras é a falta de limpeza e o armazenamento do equipamento com resíduos. Realizar a limpeza do equipamento adequadamente melhora o desempenho do mesmo e a lubrificação será melhor aproveitada pela máquina.

Principalmente, se você precisar deixar a impressora armazenada por alguns meses, é importantíssimo que ela esteja limpa, lubrificada e pronta para ser usada assim que o comercial realocar em outro cliente.

O processo de limpeza interna não é tão simples pois existem diversos encaixes e peças que, caso manuseados de forma incorreta, podem danificar o equipamento. Por isso, um profissional experiente deve ser encarregado desse procedimento. Treine seus técnicos continuamente.

3.Embalagem e armazenamento do equipamento;

É muito importante que sejam armazenados em local apropriado, protegidos de luz, pó e umidade. Para garantir a preservação dos equipamentos: embale todos antes de armazenar.

Lembre-se que suas impressoras é que geram sua receita. Quanto melhor elas se conservarem, maior é tempo que você poderá gerar dinheiro com cada uma delas.

4.Recoloque rapidamente os equipamento parados;

Um erro grave (que você não deve cometer) é manter as máquinas paradas! É muito importante manter as impressoras em funcionamento e realocá-las o quanto antes em outro cliente.

Mobilize seu departamento comercial para buscarem, imediatamente, opções de realocação dos equipamentos. Aproveite para poder instalar os equipamentos liberados em clientes novos e para melhorar a capacidade de impressão de seus clientes atuais.

Enquanto não consegue realocar o equipamento, coloque o mesmo para imprimir ao menos uma ou duas páginas por semana na sua empresa para que a impressora não fique parada.

Conclusão

Entenda que não é porque você retirou seu equipamento de um cliente que você terá prejuízo. O que determinará se você terá prejuízo ou não, após a retirada do equipamento, é a conduta que você irá assumir.

Lembre-se de verificar as cláusulas contratuais, realize todos os procedimento indicados para preservar a vida útil do equipamento e, principalmente, não deixe o equipamento parado. Encontre uma forma de realocar o equipamento para algum cliente, novo ou existente, o quanto antes.

Saiba que, quanto antes você realizar essas revisões e inseri-lo em outro cliente, menores serão as chances de enfrentar qualquer tipo de dano ou problema com a máquina.



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