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outsourcing de impressão

Como calcular o custo/página para empresas de Outsourcing de Impressão

O outsourcing de impressão é o processo pelo qual uma empresa terceirizada assume completamente as responsabilidades e necessidades de outra empresa no que é relativo ao gerenciamento de impressão, seja referente ao suprimento, às impressoras ou ao suporte ao usuário final.

Isso trás consigo uma série de custos aos quais devemos estar atentos no momento de calcular os custos de um contrato.

Um custo que está sempre presente e recebe bastante atenção é o custo por página impressa. Porém, um erro comum entre as empresas de outsourcing de impressão é não considerar (ou considerar erroneamente) todos os fatores relevantes na hora de calcular esse custo.

Um custo que envolve outros custos

O cálculo do custo/página é dependente do cálculo de outros custos referentes à impressão.

O primeiro e mais visível deles é o custo do toner

O custo do toner pode parecer direto, já que custa exatamente o preço pago por unidade. Porém, podem existir custos implícitos neste suprimento que variam de acordo com a forma de aquisição, manuseio, alocação e descarte do produto. Alguns desses custos podem envolver, por exemplo:

  • Taxas e juros (no caso de empréstimos bancários para aquisição do produto)
  • Frete
  • Transporte até o cliente
  • Compra em volume
  • Estoque e unidades de backup
  • Logística reversa

Você pode incluir esses custos diretamente ao preço pago pelo toner para realizar o cálculo do custo/página ou pode incluí-los de outra forma no contrato de serviço. Mas, é importante saber que eles existem e impactam nos custos totais de operação da sua empresa de outsourcing de impressão.

O cálculo de custo/página varia de acordo com o modelo de impressora e o fabricante.

Portanto, determine essas informações antes de iniciar seu cálculo. Elas podem ser localizadas diretamente na impressora, no manual ou no painel de controle do computador.

A área de cobertura é o segundo fator importante na hora de calcular o custo/página

Muitas vezes, esse fator não é considerado corretamente. A área de cobertura pode variar conforme as necessidades de cada empresa e, também, conforme o modelo de impressora. Por isso, estude bem as necessidades do seu cliente e considere os valores adequados.

Se quiser saber mais sobre área de cobertura, confira o post do Impressão Gerenciada: Entenda sobre área de cobertura de página impressa.

O rendimento do toner, ou seja, a quantidade total de páginas que ele consegue imprimir, está diretamente relacionado à área de cobertura da impressão.

Os fabricantes costumam fornecer esta informação baseada em uma área de cobertura de 5% para impressões preto-e-branco e de 20% para impressões coloridas. Inclusive, esses números podem ser encontrados na própria embalagem do toner ou no site da empresa.

Calculando o custo por página

Levantados o custo e o rendimento do toner, o cálculo do custo/página é simples: basta dividir o custo do toner pelo rendimento.

custo por págin é igual ao custo do toner dividido pelo renidmento do toner



Mantenha sempre em mente que os valores variam de acordo com a área de cobertura e o tipo de impressão (p&b ou cor). 

Considerando, por exemplo, um toner no valor de R$ 279 (somente o custo de aquisição) com rendimento de 2.000 páginas por mês (área de cobertura de 5%), o custo por página impressa em preto e branco seria de, aproximadamente, 14 centavos: 279 / 2000 = 0,139.

Já para a impressão colorida, o mesmo toner teria um rendimento de 500 páginas por mês com área de cobertura de 20%. Com isso, o custo por página seria de, aproximadamente, 56 centavos: 279 / 500 = 0,558.

Uma outra forma de estipular o custo por página colorida é utilizar o custo por página em preto e branco multiplicado por 4. No nosso exemplo, o toner de R$ 279 teria um valor de, aproximadamente, 56 centavos por página colorida impressa: 0,139 x 4 = 0,556.

Cada cliente é um caso

Como dito anteriormente, os valores de área de cobertura de 5% para páginas em p&b e 20% em colorido são os valores padrões comumente utilizados pelas fabricantes, mas, nem sempre esses serão os valores utilizados pelos seus clientes.

Nem sempre uma impressão que utilize cor terá 20% de cobertura, assim como nem sempre uma impressão em preto e branco utilizará somente 5% de área de cobertura.

Uma planilha de contabilidade, por exemplo, pode ser impressa com alguns valores em vermelho e outros em verde. Mas, apesar de ser uma impressão colorida, a área de cobertura não será a mesma que a impressão de uma imagem colorida neste caso.

Por isso, reforçamos a importância de atentar-se às necessidades do seu cliente e fazer uma média da área de cobertura que costuma ser utilizada nesta empresa.

Além disso, alocar equipamentos compatíveis com os hábitos de impressão de cada empresa também é extremamente importante para que o custo por página seja compatível.

Esses são apenas alguns dos custos que podem surgir. Agora, se você quiser saber mais sobre eles e sobre outros eventuais custos, indicamos o post O que levar em conta para calcular o custo página em contratos de outsourcing de impressão, dos nossos parceiros do blog Impressão Gerenciada

Conclusão

Os custos de impressão podem ir muito além do equipamento, toner e papel. 

Cada empresa possui um hábito de impressão próprio e é tarefa da empresa de outsourcing de impressão estudar a situação de cada cliente para oferecer um serviço personalizado de qualidade, que supra as necessidades de impressão da empresa.

O cálculo do custo por página, por si só, pode parecer simples, mas os custos implícitos das variáveis do cálculo devem ser analisados com cuidado para que o preço cobrado seja justo para ambas as partes.

A utilização de softwares de gerenciamento de impressão e de monitoramento remoto de equipamentos de impressão, além de agregarem valor ao serviço de outsourcing de impressão, são aliados de peso no entendimento das necessidade de cada empresa e, por sua vez, são custos que também devem ser considerados no contrato.

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