Muitas empresas adotaram o trabalho via home office às pressas devido à urgência na contenção do novo coronavírus. Assim, algumas questões referentes à comunicação, acesso e alocação de arquivos podem não ter sido planejadas e executadas adequadamente.

É por isso que, no post de hoje, convidamos o Gerente de TI aqui da Enttry, Rafael Oliz, para falar um pouco sobre essas questões e dar algumas dicas sobre como ajustar a infraestrutura de TI da sua empresa para que o trabalho em home office ocorra sem problemas.

Home Office

Primeiramente, é importante entender que trabalhar via home office em uma situação normal, onde conseguimos manter nossas demais atividades, representa um cenário diferente do que estamos vivendo hoje, onde precisamos ficar em casa para a preservação da saúde.

Apesar de não ser algo comum no Brasil, muitos colaboradores precisaram se adaptar ao trabalho em home office devido à pandemia. Assim, todos enfrentaram certos problemas, principalmente no início, pois como tudo na vida, o home office possui vantagens e desvantagens.

Algumas questões que melhoraram, no meu ponto de vista, foram: o aproveitamento de tempo, visto que não há mais a necessidade de se deslocar até o ambiente de trabalho, e a economia, pois não é preciso gastar com transporte e alimentação em restaurantes e lancherias.

Por outro lado, enxergo que houve uma certa perda de interatividade. Isso porque, em home office, as pessoas não estão mais acompanhando o trabalho umas das outras em tempo real. Então, podem existir problemas que demorem um pouco mais a serem resolvidos devido à comunicação estar mais restrita, comprometendo os benefícios do trabalho em equipe. Para minimizar ao máximo esse efeito, é preciso que a comunicação seja muito bem estruturada com cada um dos setores da empresa, principalmente o setor de TI. Logo, é válido utilizar recursos tecnológicos como salas de áudio e vídeo virtuais, apps de mensagens e redes sociais.

Há também a questão das distrações, pois, de modo geral, não estamos acostumados a vincular a nossa casa com nossa atividade profissional. Então, é importante prepararmos um local próprio para executar nossas atividades de trabalho em home office.

Isso tudo nos leva a uma adaptação importante: encarar diferentes momentos do dia em um único ambiente. Uma das características dos diferentes ambientes que estamos acostumados a frequentar diariamente é que eles estão associados a uma determinada atividade ou área da nossa vida. Na situação de quarentena que estamos vivendo, não temos essa troca de ambiente, precisamos realizar todas as nossas atividades em um único local, o que pode acabar causando estresse em determinados momentos por não conseguirmos nos “desligar” de alguns assuntos.

Em resumo, o trabalho em home office pode ser benéfico se tivermos a infraestrutura adequada, organização, disciplina e comprometimento para superarmos as dificuldades e nos adaptarmos à nova realidade que estamos vivendo

 Infraestrutura de TI

Do ponto de vista do colaborador, a infraestrutura de TI necessária para seu trabalho em home office precisa ser exatamente a mesma infraestrutura do seu ambiente de trabalho. Ou seja, ele precisa ter acesso a todos os seus arquivos, e-mails, sistemas, etc.

Do ponto de vista da empresa, é necessário garantir o acesso dos colaboradores às informações necessárias para o desempenho de suas funções.

Como muitas empresas costumam manter dados em sua própria estrutura física, é necessário disponibilizar acesso externo a esses dados. As formas mais comuns são: o uso da nuvem e a configuração de uma VPN.

Nuvem

Existem várias formas de hospedar e disponibilizar os dados em nuvem. Para situações mais simples, a saída pode ser o uso de um “drive” virtual, como por exemplo: OneDrive ou Google Drive. Esses serviços de TI podem fazer o armazenamento em nuvem e compartilhamento das informações, além de outras funcionalidades.

Para ter acesso ao serviço, basta criar uma conta de e-mail no Google (Google Drive) ou na Microsoft (OneDrive) e acessar esta opção no conjunto de ferramentas associado à sua conta. Inicialmente será disponibilizado um espaço gratuito, porém é possível adquirir planos com capacidades maiores de armazenamento na nuvem.

VPN

VPN é uma sigla do campo da TI que, em inglês, se refere a “Rede Virtual Privada” e que, como o nome diz, funciona criando uma rede de comunicações entre computadores e outros dispositivos. Em outras palavras, você pode compreender a VPN como uma forma de criar pontes de ligação através da internet, mantendo uma comunicação criptografada entre os dispositivos conectados.

Uma das vantagens de se utilizar a VPN é fazer o acesso à arquivos de um computador que não está localizado na sua rede local, como por exemplo, acessar o computador da empresa a partir da sua casa enquanto está em home office.

Existem vários softwares que fazem a criação e configuração de VPN’s de forma automatizada, como o Hamachi e o OpenVPN. Cada um deles possui um método próprio para cadastramento do usuário e configuração da rede, bem como diversos planos de contratação de acordo com a infraestrutura e necessidade de cada empresa.

Mas, vale lembrar que independentemente da opção a ser utilizada, nuvem ou VPN, o processo precisa ser feito por um profissional de TI, envolvendo as pessoas de cada setor e deve ser cuidadosamente planejado, tendo em vista questões como segurança e facilidade de acesso às informações. Principalmente se o objetivo for fazer a migração de dados temporariamente, já que uma migração mal planejada pode acarretar sérios prejuízos às informações da empresa, como perdas e vazamentos.

Por Rafael Oliz, Gerente de TI na Enttry Software.


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