Acabar com o consumo de papel tem sido uma meta importante para empresas em todo o mundo. No entanto, essa parece ser uma meta fora de alcance. Os números a respeito do consumo de papel são muito expressivos e assustam:

No Brasil, em um único mês, somos capazes de produzir cerca de 800 mil toneladas de papel, o que representa a derrubada de mais de 72.000 árvores.

Pode ser que a ideia de “acabar com o consumo de papel” não seja, exatamente, o que deveríamos estar buscando, mas, talvez, procurar maneiras de reduzir efetivamente a dependência, implementando  tecnologia. 

A transformação digital é a aliada, neste momento, para economizar tempo e dinheiro.

A realidade do uso de papel 

Embora acabar com o consumo de papel no escritório seja um grande objetivo, a verdade é que o papel chegou para ficar. 

O papel é portátil, barato e não requer eletricidade.  Certos processos legais e financeiros não podem funcionar sem papel. As preocupações de regulamentação e segurança podem apresentar um argumento convincente para manter esses processos no lugar em que estão. 

Como reduzir o uso de papel no escritório

Listamos abaixo algumas maneiras de como as organizações podem reduzir a dependência do papel e desperdício do mesmo:

1) Pense antes de imprimir

Incentivar os funcionários a pensar no desperdício de recursos antes da impressão é uma etapa crítica para reduzir o desperdício de papel.

Incentive seus funcionários a pensar em suas decisões de impressão!

2) Desenvolva uma política de impressão 

Uma boa política de impressão irá regrar o usuário a imprimir, corretamente, e fazer com que ele desenvolva hábitos corretos em relação ao consumo de impressão.

Um software de gerenciamento de impressão pode te ajudar nesse sentido, pois, assim, é possível delimitar cotas de impressão por usuário ou departamento.

3) Utilize gerenciamento eletrônico de documentos 

Virtualizar a impressão dos documentos pode ser uma boa saída. Avalie os benefícios de utilizar um software de ECM ou GED na sua empresa.

Quando você utiliza um software deste tipo, você pode encaminhar os documentos de forma segura, controlada e digital para as pessoas que participam de seus processos.

4) Use a tecnologia dos dispositivos multifuncionais 

Os dispositivos multifuncionais fazem mais do que, simplesmente, combinar impressão, digitalização e cópia em um único dispositivo. 

Por exemplo, você pode usar a opção de digitalização para armazenamento em nuvem encontrada na maioria dos dispositivos multifuncionais.

Isso pode reduzir significativamente o número de vezes que os funcionários precisam imprimir documentos.

5) Utilize um software de gerenciamento de impressão

A tecnologia pode não criar a solução que irá acabar de vez com o consumo de papel no escritório, mas continuará a desenvolver novas maneiras de melhorar a eficiência do processo.

Um software de gerenciamento de impressão pode te ajudar a transformar os processos manuais em processos automatizados rápidos e eficientes.

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