O PrintScout é um software que monitora impressoras e multifuncionais através de coletas automatizadas de contadores de impressão. 

Através da sua interface web, é possível gerenciar todos os equipamentos de impressão, além de gerar relatórios para faturamento e fechamento de volume mensal.

 O software realiza coletas automatizadas e precisas dos contadores de impressão, níveis de suprimentos (toner) e status de equipamentos (on/off). Você também pode verificar todos esses dados através de gráficos em uma interface intuitiva.

Problemas que os gestores enfrentam

Uma das grandes dificuldades das empresas de outsourcing de impressão é fazer o faturamento de forma manual.

Essas acabam dependendo dos clientes enviarem o relatório de contadores e, quando possuem clientes dispersos em várias regiões, isso se torna ainda mais complicado. Afinal, como irão fazer esse controle de forma prática e cumprindo prazos?

Gastar tempo e dinheiro é o que um gestor mais evita, mas, infelizmente, é a realidade para muitos que acabam se deslocando para atender todas as demandas.

Através da coleta automatizada de contadores, não é necessário que o técnico vá até o cliente retirar relatórios de contadores ou solicitar os mesmos ao cliente. Além disso, o seu faturamento é automatizado, evitando possíveis erros do processo manual.

O monitoramento remoto permite ter um maior controle sobre os equipamentos locados sem ter que esperar que o cliente avise eventuais problemas, antecipando soluções.

O que antes era feito de forma manual, muito mais demorado e com certa incerteza por parte dos clientes do outsourcing, agora, é realizado de forma precisa e detalhada. 

Ter a possibilidade de criar conta para que os clientes monitorem seus locais e acompanhem o volume de impressão que produzem fortalece a confiança do serviço prestado pelo outsourcing. 

Como gerir o estoque e monitorar os equipamentos de forma precisa?

O gasto desnecessário com estoques é outro problema comum. Os gestores dos outsourcing encontram dificuldades para gerir seus estoques porque não obtêm uma forma precisa para medir os insumos dos clientes. 

Dúvidas sobre quando trocar peças e suprimentos são comuns. Na maior parte das vezes, a troca de toner acaba sendo realizada antes da hora e, no final, quantos gastos poderia ser evitado, não é mesmo? 

Criar notificações que alertam quando o toner está acabando ou quando foi trocado ajudam a resolver esse problema, possibilitando um melhor gerenciamento do seu estoque. Se alguma peça precisa ser trocada ou equipamentos não estiverem funcionando, o software também avisará. 

E, para alguns problemas técnicos, não é mais necessário enviar uma pessoa especializada até o local do cliente. O cliente pode abrir chamados online, através do PrintScout, e todos os problemas são solucionados rapidamente por um técnico do outsourcing de impressão.

Consequentemente, você e seus clientes irão reduzir vários gastos desnecessários com deslocamentos, insumos e gestão de modo geral.

O que diz quem utiliza:

O Técnico Nelson Correa Leite Jr da Ravel Tecnologia de São Paulo conta um pouco da sua experiência com o PrintScout.

“Desde de que iniciamos nossa parceira com a Enttry utilizando o PrintScout, observamos uma boa redução de nossos custos, tendo em vista que não necessitamos enviar um técnico ao local apenas para gerar o relatório de impressão dos equipamentos. Além disso, conseguimos agir preventivamente na manutenção de nosso parque de impressões, controlando os suprimentos através da leitura dos níveis de toner exibidas no PrintScout, programando dessa forma as visitas conforme nossa agenda e não por emergências.”

Em 2011, o Nelson prestava serviços técnicos para empresas e já utilizava o PrintScout para auxiliá-lo. Hoje (2019), trabalha na Ravel Tecnologia, uma prestadora de serviços de TI que utiliza o PrintScout para atender seus clientes.

Se você é dono de um outsourcing de impressão e se identificou com os problemas acima, acesse e conheça o PrintScout!