5 benefícios do Gerenciamento de Impressão (MPS) para o seu negócio

Todas as empresas desejam o gerenciamento mais eficiente possível, porém, os gastos com impressão geralmente são considerados difíceis de se controlar. 

Por isso, a impressão gerenciada pode se tornar a principal chave para a redução de custos no seu negócio. Além de garantir à empresa uma melhor eficiência, produtividade e segurança de dados.

A transformação digital já revolucionou muitas áreas do nosso cotidiano, mas o papel e sua impressão na empresa é, e provavelmente sempre será, um fator de constante mudança.

A importância da organização de dados

Primeiramente devemos entender o que são dados. 

No contexto corporativo, eles estão presentes em todos os departamentos e processos. Podendo estar em forma registros, informações, relatórios e ou documentos. 

Quando há uma proliferação de dados entre pequenas e médias empresas, os gestores têm que lidar com grandes quantidades de informações. 

E esta sobrecarga de informações, junto a métodos desatualizados para organizá-la, acaba resultando em hábitos inadequados e custos de impressão elevados.

Em outras palavras, a falta de uma boa gestão de impressão resulta nas organizações um gasto muito mais elevado em seus custos de impressão.

Em média, um funcionário imprime cerca de 10.000 páginas por ano.

É um número muito expressivo, não é mesmo? 

Benefícios do Gerenciamento de Impressão (MPS)

Para muitas empresas os serviços de impressão gerenciada (MPS, do inglês: Managed Print Service) estão controlando e reduzindo gastos desnecessários.

Vamos dar uma olhada nos benefícios do MPS e o que ele pode nos oferecer.

1. Inovação e facilidade

O MPS não se resume em apenas corte de gastos, mas, também, na melhora de processos, tirando o melhor proveito da tecnologia e adicionando novas soluções e facilidades.

O MPS está sendo reconhecido com mais frequência e amplitude do que antes.

Em 2018, apenas 23% das empresas concordaram que o MPS teve um papel importante na transformação digital. Em 2020, esse número chega a 54%.

Transformar o MPS em algo digital foi uma das razões para essa mudança de pensamento. A tecnologia moderna otimiza as operações e alinha-se muito bem com a implementação de uma estratégia para gerenciar as impressões.

Quando você contrata um provedor de serviço de MPS, ele é responsável por fornecer tecnologia atualizada e adequada a sua necessidade.

2. Segurança nas impressões

Um ponto fraco para todas as empresas, quando se trata do material sensível e confidencial, são as impressoras.

Perder ou vazar um dado sensível seria um pesadelo, não?

Essa é uma preocupação séria para qualquer organização. Por isso, é um dos principais motivos pelos quais a segurança da impressora deve estar ligada a uma estratégia comercial de segurança cibernética.

Existem muitas formas de  implementar sistemas de segurança que garantam que o documento impresso só seja disponibilizado na impressora quando o usuário estiver na frente do equipamento. 

É possível liberar os documentos com soluções de MPS como o SafePrint por biometria, crachá ou pelo smartphone.

3. Gestão de suprimentos

A previsibilidade é um dos grandes benefícios, pois você saberá exatamente quando estiver com pouco suprimento e quando irá precisar de serviço. Assim, você terá o maior controle possível de seus equipamentos.

E você também tem a vantagem de poder acompanhar seus gastos de impressão de maneira mais eficiente e organizada, entendendo o rendimento e o consumo dos usuários.

4. Sustentabilidade

O MPS auxilia a reduzir os impactos ambientais que a impressão de dados desnecessários proporciona, já que possibilita eliminar folhas esquecidas na impressora e impressões duplicadas.

Isso favorece o meio ambiente e à empresa, pois a mesma estará reduzindo gastos. O que é a meta de diversas empresas.

Vários players do mercado de MPS fornecem, junto com os serviços  tradicionais de gerenciamento de impressão, formas de neutralizar o carbono para reduzir o impacto ambiental do seu negócio.

Soluções de gerenciamento de impressão reduzem em mais de 30% os volumes impressos e o impacto ambiental gerado pelas suas impressoras.

5. Economia

Com o auxílio do software, os colaboradores conseguem controlar e implantar restrições para a impressão, restringindo o consumo, logo este tipo de gasto também. 

Desse modo, com o monitoramento, é possível implementar estratégias fortes para reduzir custos relacionados à impressão. 

O MPS também ajuda a reduzir o desperdício de tempo que os funcionários gastam quando a impressora apresenta alguns defeitos, pois o software consegue identificar rapidamente a situação e notificar a equipe técnica.

Conclusão

O fato é que a grande maioria das empresas não sabe monitorar seus hábitos de impressão e nem faz ideia que precisa. E é por isso que o MPS é de extrema importância.

Entenda que o MPS permitirá otimizar o seu parque gráfico, que não é apenas imprimir menos, e sim implementar as soluções corretas e treinar o usuário para que ele possa habituar-se e regrar-se a imprimir corretamente. 

Para isso, conte com o auxílio de softwares que fornecerão as informações e recursos que você precisa.

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